Formica

Formica Groupilla on pitkä ja ansiokas historia tuote- ja muotoiluinnovaatioiden saralla kaupallisten ja asuinrakennusten sekä huonekalumarkkinoiden pintamateriaalien alalla. Maailmanlaajuisena organisaationa Formica Groupilla on tuotantolaitoksia ja myyntitiimejä ympäri Eurooppaa, Pohjois-Amerikkaa ja Aasiaa, ja se omistaa yhden markkinoiden tunnetuimmista ja ikonisimmista tuotemerkeistä. Yritys työllistää noin 3 000 henkilöä. Toukokuussa 2007 Fletcher Building, yksi Australian ja Uuden-Seelannin suurimmista rakennusalan yrityksistä, osti Formica-konsernin. Kaupan seurauksena syntyi maailman suurin koristepintojen ja korkeapainelaminaattien valmistaja.

Liiketoiminnallinen haaste

Formica Group on maailmanlaajuinen yritys, joka koostuu yli 50 erillisestä oikeushenkilöstä kolmella mantereella. Yritys hoiti taloushallintoprosessinsa monimutkaisen laskentataulukoiden kokonaisuuden avulla, mikä oli aikaa vievää ja altisti virheille ja epäjohdonmukaisuuksille.

Ratkaisu

Formica Group teki yhteistyötä IBM:n Premier Business Partner -kumppanin ICitin kanssa korvatakseen taulukkolaskentaohjelmistoihin perustuvat prosessinsa IBM Cognos TM1:een perustuvalla keskitetyllä liiketoimintatiedon hallintaratkaisulla. Ratkaisu tarjoaa yhden järjestelmän taloudelliseen konsolidointiin, suunnitteluun ja palvelukustannusanalyysiin, ja sitä voidaan helposti laajentaa vastaamaan uusia liiketoimintavaatimuksia.

Monikansallisen luonteensa vuoksi Formica Groupilla on suhteellisen monimutkainen organisaatiorakenne, joka koostuu useista erillisistä oikeushenkilöistä kolmella mantereella. Jokaisella oikeushenkilöllä on oma tilinpäätöksensä, jotka on konsolidoitava kuukausittain konsernitason tilinpäätökseksi, jotta yhtiön ylin johto voi tehdä oikeita päätöksiä liiketoiminnan kehittämiseksi.

Taulukkolaskentaohjelmien ongelmat

”Talouskonsolidointiprosessia ja suurinta osaa muista taloudellisista raportointiprosesseistamme hallittiin lukuisilla laskentataulukoilla”, selittää Paul Foreman, Formica Groupin liiketoiminnan kehitysjohtaja Euroopassa. ”Jokaisella yksiköllä oli oma 21-välilehtinen laskentataulukko, ja pelkästään konsolidointia varten tarvittavien tietojen kokoaminen oli käytännössä yhden analyytikkomme kokopäivätyö. Myös kuukausitilinpäätös oli monimutkainen prosessi: raporttien valmistelu johdolle kesti viisi päivää.”

”Yleisesti ottaen tilinpäätösraportointiin käyttämästämme ajasta 80 prosenttia kului tietojen keräämiseen ja tarkistamiseen, ja vain noin 20 prosenttia varsinaiseen analysointiin. Halusimme löytää paremman, luotettavamman ja nopeamman tavan hoitaa näitä tärkeitä prosesseja ja toimittaa tietoja analyytikoille ja johtajille koko yrityksessä.”

Liiketoiminnalliset edut

• Luo yhden luotettavan taloudellisten tietojen lähteen, joka tarjoaa tarkan perustan liiketoiminnalliselle päätöksenteolle
• Automatisoi taloudellisen konsolidoinnin, mikä säästää vähintään kahdeksan päivää manuaalista taulukkolaskentatyötä kuukaudessa
• Nopeuttaa kuukausitilinpäätöksen konsolidointivaihetta, mikä säästää noin yhden työpäivän verran työtä
• Mahdollistaa hallintotietojen välittömän näkyvyyden kunkin yksikön taseen laatimisen jälkeen kuukauden lopussa

Uuden tien löytäminen eteenpäin

Formica Group harkitsi erilaisia lähestymistapoja, ja tutustuttuaan tuolloin saatavilla olleisiin liiketoiminta-analytiikkaohjelmistoihin se kiinnostui IBM Cognos TM1:stä – ”in-memory”-analyysipalvelimesta, joka tarjoaa Formica Groupin kaltaisten yritysten tarvitsemaa erittäin nopeaa ja skaalautuvaa moniulotteista analyysia. Yritys otti yhteyttä ICitiin, joka on IBM:n liikekumppani ja yksi Ison-Britannian suurimmista ja kokeneimmista TM1-asiantuntijoista, ja pyysi esittelyä ohjelmiston ominaisuuksista.

”ICit tuli paikalle ja laati ratkaisulle toimivuuden osoittavan mallin muutamassa tunnissa”, Foreman kertoo. ”He käyttivät pientä osaa todellisista tuotantotiedoistamme ja esittelivät meille, millaisia analyyseja voimme tehdä – esimerkiksi myynnin erittelyn koon ja voittomarginaalin mukaan eri maissa reaaliajassa. Heti kun näimme esittelyn, se johti täysimittaiseen johtoryhmän kokoukseen – tunnistimme välittömästi, kuinka arvokas IBM Cognos TM1 voisi olla liiketoiminnallemme, ja aloimme miettiä tapoja, joilla voisimme käyttää sitä saadaksemme paremman käsityksen taloudestamme ja toiminnastamme.”

ICitin liiketoiminnan kehitysjohtaja Mark Bodger lisää: ”Formica Groupin johtoryhmällä oli selkeä käsitys siitä, mitä he halusivat saavuttaa. Luomamme konseptimalli auttoi heitä ymmärtämään ratkaisun potentiaalin ja sen, miten he voisivat hyödyntää sitä tehdäkseen parempia päätöksiä luotettavan tietolähteen pohjalta.”

Kumppanuuden luominen

ICit:n ja Formica Groupin tiimit laativat yhdessä projektisuunnitelman IBM Cognos TM1:n käyttöönottoa varten ja asettivat etusijalle tärkeimmät raportointivaatimukset: konsolidoinnin, suunnittelun ja budjetoinnin sekä palvelukustannusanalyysin. ICit-tiimi auttoi integroimaan Cognos-ohjelmiston Formica Groupin Infor BPCS -ERP-järjestelmään ja luomaan tarvittavat suuret moniulotteiset datakuutiot. Tiimi aloitti myös käyttäjien kouluttamisen eri tasoilla – niistä, jotka vain tarkastelevat raportteja, aina niihin analyytikoihin, jotka luovat ja muokkaavat niitä.

”Meillä on nyt vain yksi tietolähde ja yksi järjestelmä, joka hoitaa kaiken konsolidoinnista ja raportoinnista budjetointiin ja ennustamiseen”, Foreman toteaa. ”Tämän tärkein etu on läpinäkyvyys: nyt koko yrityksellä on käytössään yksi ainoa versio, ja kaikki tekevät päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella.”

Käyttäjien auttaminen auttamaan itseään

”On ollut rohkaisevaa nähdä, kuinka moni yrityksessä on todella sitoutunut projektiin: he arvostavat suuresti sitä, ettei heidän tarvitse käyttää aikaa tietojen keräämiseen, sillä tiedot ovat heidän käytettävissään analysoitavaksi milloin tahansa”, Foreman sanoo. ”Tämän ansiosta he saavat enemmän tietoa ilman, että siihen kuluu läheskään yhtä paljon aikaa ja vaivaa. Muutama esimerkki: koko konsolidointiprosessi voidaan hoitaa päivässä, ja olemme lyhentäneet kuukauden lopun tilinpäätöksen viidestä päivästä vain kolmeen.”

Kun keskeiset raportit ovat jo valmiina, Formica Group pohtii nyt, miten ratkaisua voitaisiin laajentaa, jotta se tarjoaisi lisää tietoa.

”Monet käyttäjät ehdottavat uusia alueita, joita he haluaisivat meidän tutkivan, kuten henkilöstöosaston henkilöstömäärän, logistiikkatiimin avoimet tilaukset sekä tuotanto- ja logistiikkatoimintojen varastotilanteen”, Foreman toteaa lopuksi.

IBM Cognos TM1:n hieno puoli on se, että nyt kun olemme luoneet perustan, voimme hyödyntää monia olemassa olevia rakenteitamme uusien raporttien luomiseen nopeasti ja helposti. Odotamme innolla yhteistyön jatkumista ICitin kanssa ratkaisun laajentamiseksi ja kehittämiseksi sekä lisäarvon tuottamiseksi koko liiketoiminnalle.
— Paul Foreman, liiketoiminnan kehitysjohtaja (Eurooppa), Formica Group