Lasten yhdistys
Lataa tapaustutkimus
The Children’s Society antaa työntekijöilleen mahdollisuuden hallita taloutta Workday Adaptive Planning -ratkaisun avulla
Tausta
Kuinka yksi hyväntekeväisyysjärjestö uudisti budjetoinnin ja raportoinnin yli 90 budjettivastaavalle.
The Children’s Society on valtakunnallinen hyväntekeväisyysjärjestö, joka pyrkii parantamaan hyväksikäytön, riiston ja laiminlyönnin kohteeksi joutuneiden nuorten elämänlaatua ja onnellisuutta. Järjestö työllistää yli 850 henkilöä, jotka edistävät sen missiota monilla eri alueilla, joilla on monenlaisia paikallisia haasteita.
Kun yritys ryhtyi uudistamaan taloushallintoaan, tavoite oli selvä: tehdä budjetoinnista ja raportoinnista helpompaa, nopeampaa ja hyödyllisempää kaikille. Yrityksellä oli yli 90 budjettivastaavaa, ja koko yrityksen laajuinen uudelleenjärjestely oli käynnissä, joten se tarvitsi järjestelmän, joka olisi skaalautuva, joustava ja kasvaisi tarpeiden mukana.
”Aiemmin neljänneksen suunnittelu kesti kuukauden”
Vuosien ajan The Children’s Societyn budjetointia oli hoidettu taulukkolaskentaohjelmien avulla aiemmassa järjestelmässä, jonka päivittäminen oli hidasta, hallinta hankalaa ja tietojen jakaminen vaikeaa. Talousosasto hoiti lukujen käsittelyn, mutta budjettivastaaville oli vaikea tarjota tarvittavaa tietoa.
Yulia Pasiuk, The Children’s Societyn taloussuunnittelu- ja analysointijohtaja, joka kuuluu 12 hengen tiimiin, selitti:
”Aiemmin budjetointiprosessi oli hyvin manuaalinen. Kaikki tiedot toimitettiin taulukoina, ja me puhdistimme ja koottiin ne, mutta budjettivastaavien oli vaikea perehtyä lukuihin. Yhden vuosineljänneksen suunnittelu saattoi usein viedä meiltä jopa kuukauden.”
Järjestö tarvitsi ratkaisun, joka tekisi muutakin kuin vain korvaisi taulukkolaskentaohjelmat. Sen piti olla sellainen, jota talousosasto voisi ottaa omakseen ja hallinnoida ilman IT-osaston tai ulkoisten konsulttien apua. Tehokas prosessi, joka poistaisi virheiden mahdollisuuden, tarjoaisi selkeää raportointia ja analysointia sekä – mikä tärkeintä – antaisi budjettivastaaville riittävän toimintavapauden.
”Pidimme erityisesti siitä, että Workday Adaptive Planningin ylläpito ei vaatinut IT-resursseja. Emme halunneet joutua tekemään tukipyyntöjä tai olemaan riippuvaisia muista muutosten tekemisessä. Nyt voimme hoitaa asian itse.”
Suunniteltu erityisesti FP&A-toiminnalle ja yli 90 budjettivastaavalle
Talousosasto teki yhteistyötä ICitin kanssa Workday Adaptive Planning -järjestelmän määrittämiseksi siten, että se heijastaa hyväntekeväisyysjärjestön rakennetta, ja laati räätälöityjä raportteja eri rooleille ja käyttäjätasoille. Budjettivastaavat näkevät nyt yksityiskohtaisen analyysin heille tärkeistä luvuista, kun taas ylimmän johdon edustajat saavat yleiskatsauksen kokonaiskuvasta.
Pasiuk jatkoi: ”Meillä on yli 90 budjettivastaavaa. He kaikki käyttävät samaa hallintapaneelin ulkoasua ja värimaailmaa, mikä takaa yhtenäisyyden. Ja koska he voivat suodattaa tietoja tiimin tai kustannuspaikan mukaan, he näkevät vain itselleen merkitykselliset tiedot.”
Jokainen käyttäjä saa juuri sen määrän yksityiskohtia, jota tarvitsee, mikä auttaa heitä ottamaan vastuun omista budjeteistaan ilman, että he tuntevat olevansa ylikuormitettuja.
Selkeämpi käsitys parempien päätösten tekemiseksi
Ylimmällä johdolla on nyt käytössään visuaalisia, interaktiivisia hallintapaneeleja, jotka auttavat ohjaamaan strategisia päätöksiä – ei enää staattisia PDF-raportteja tai odottelua, kunnes talousosasto toimittaa päivityksiä.
Pasiuk selitti: ”Suunnittelimme johtoryhmällemme yhteenvetodashboardin, josta näkee yhdellä silmäyksellä nettoposition ja kokonaistulot. Se on selkeä, yksinkertainen ja helppokäyttöinen – juuri sitä, mitä he tarvitsevat.”
Budjettivastaavat voivat kirjautua sisään milloin tahansa ja saada ajantasaisen kuvan menoistaan, kun taas talousosasto voi seurata tuloksia reaaliajassa – kaikki samassa paikassa.
Täysin omavaraisia – ja innokkaita siitä, mitä tulevaisuus tuo tullessaan
Tänään The Children’s Societyn talousosasto hallitsee järjestelmän täysin ICitin käyttöönottoon liittyvän koulutuksen ja kehitystuen ansiosta. Tiimi pystyy nyt toimimaan itsenäisesti: se hallinnoi käyttäjiä, päivittää ulottuvuuksia ja laatii raportteja omatoimisesti.
Workdayn kaksi kertaa vuodessa julkaistavat päivitykset tarkoittavat, että tutkittavaa riittää aina, ja he osallistuvat säännöllisesti ICit-tapahtumiin oppiakseen muilta käyttäjiltä ja tutustuakseen Workday Adaptive Planning -tuotteen uusimpiin parannuksiin.
”Olemme jo alkaneet pohtia, mitä muuta voisimme tehdä – skenaariosuunnittelua, lisää ennustustyökaluja, syvällisempää analyysia. Hienoa on se, että tiedämme nyt, että pystymme tekemään sen itse.”
Oletko valmis kehittämään entistä älykkäämpää taloushallintoa?
The Children’s Society on osoitus siitä, että oikeanlaisen tuen avulla on mahdollista rakentaa joustava, käyttäjäystävällinen ja tulevaisuuden vaatimukset täyttävä taloushallintojärjestelmä.
Olipa kyseessä sitten kymmenien budjettivastaavien johtaminen tai raportointiprosessin uudistaminen, ICit ja Workday Adaptive Planning auttavat sinua uudistamaan FP&A-toimintojasi.
Asiantuntijatiimimme Workday-konsulttimme käsittelee yrityksesi tarkat liiketoimintatarpeet, neuvoo sinua Workday Adaptive Planning -ratkaisun käyttöönotossa taloushallinnon prosesseissasi sekä tarjoaa koulutusta niille työntekijöille, jotka tulevat käyttämään ohjelmistoa päivittäisessä työssään.
Ota yhteyttä jo tänään
Jos haluat lisätietoja Workday Adaptive Planningin eduista tai sinulla on tarkempia kysymyksiä siitä, miten se voisi parantaa nykyisiä taloushallinnon ohjelmistoratkaisujasi, ota meihin yhteyttä jo tänään.
Ota yhteyttä
