Thuiswerken bij ICit verloopt zoals gewoonlijk

ICit heeft meer dan 450 projecten voor meer dan 250 klanten succesvol afgerond met behulp van onze beproefde, agile implementatiemethodiek voor bedrijfsanalyses. Of projecten nu ter plaatse of op afstand worden uitgevoerd, we hanteren altijd dezelfde aanpak – om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald en de projecten tot een goed einde worden gebracht. Dus als u nog geen ervaring hebt met het op afstand uitvoeren van een systeemimplementatieproject, volgt u hier onze stappenwijze…

Door de recente uitbraak van Covid-19 zijn veel bedrijven hun bedrijfsvoering aan het aanpassen om medewerkers in staat te stellen thuis te werken (WFH), met name in financiële en administratieve functies. Bij ICit leveren we al jarenlang projecten, bieden we ondersteuning en verlenen we managed services op afstand. Hoewel de overstap naar werken op afstand voor sommigen misschien een grote verandering is, kunt u erop vertrouwen dat wij zeer ervaren zijn en graag klanten helpen om op deze manier te werken. Om projecten tot een succes te maken, blijven de basisprincipes hetzelfde, maar ligt de nadruk nog meer op regelmatige communicatie.

Ontwerp en planning op afstand

De algemene omvang van het project kan telefonisch worden besproken. We beschikken over een systematische checklist die we doorlopen en dit duurt doorgaans niet langer dan 2 uur. Dit biedt een goed overzicht van wat er moet worden opgeleverd en binnen welke termijn. Wanneer het moment van de projectstart aanbreekt, is de eerste taak het houden van de ontwerp- en planningsworkshop (D&P). Het doel hiervan is om na te gaan of er wijzigingen zijn opgetreden ten opzichte van de oorspronkelijke vereisten en vervolgens de gedetailleerde taken en verantwoordelijkheden voor het projectteam in kaart te brengen.

Wanneer de D&P-sessie op afstand wordt gehouden, is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen over wat er via conferentie- en videogesprekken kan worden bereikt, en om structuur aan te brengen: werk volgens een agenda, houd rekening met pauzes en zorg ervoor dat er aan het einde van de dag tijd is om de resultaten van de sessies vast te leggen.

Het resulterende D&P-document bevat het basisprojectplan. Voordat de uitvoeringsfase van start gaat, moeten alle belanghebbenden het D&P-document echter eerst beoordelen, goedkeuren en ondertekenen. Eventuele latere wijzigingen in de projectomvang (indien nodig) moeten via een wijzigingsbeheerproces worden afgehandeld.

Implementatie van werken op afstand

Om een project op afstand tot een succes te maken, zijn discipline en focus van het projectteam vereist. Het dagelijks bijhouden van agenda's en communicatie is essentieel, net als het niet vergeten van de geplande videogesprekken – dit vergeet je gemakkelijk als je volledig opgaat in de ontwikkelingsfase van de oplossing (daarom is het handig om herinneringen in te stellen). Idealiter beheert een projectmanager of administrateur de agenda's (bijvoorbeeld met behulp van Outlook of Microsoft Teams), waarbij dagelijkse scrumvergaderingen (om de activiteiten voor de komende dagen te bevestigen) en sprintreviews (wat er gisteren is gebeurd) worden ingepland.

Op afstand testen

Om ervoor te zorgen dat de oplossing aan de zakelijke vereisten voldoet, ligt de verantwoordelijkheid voor het testen grotendeels bij de klant. Het D&P-plan voorziet in ruimschoots tijd voor het testen, en we kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk deze taak is! Het vroegtijdig opsporen en oplossen van eventuele storingen houdt het project op koers en is cruciaal voor het algehele succes. We erkennen echter ook dat samenwerking en interactie tussen de modelbouwers en eindgebruikers gedurende de gehele testperiode noodzakelijk is. Ook hier is het van cruciaal belang om over gebruiksvriendelijke communicatiekanalen te beschikken – telefoon, video, e-mail – en zo snel mogelijk op vragen te reageren.

De projectmanager kan de rol van coördinator van de gebruikersacceptatietests (UAT) op zich nemen om alle problemen te bundelen en hierover verslag uit te brengen aan het projectteam – dit vermindert ook het risico op dubbel werk en maakt het mogelijk om de problemen te rangschikken.

Implementatie van werken op afstand

Het belangrijkste resultaat van de implementatiefase is het verkrijgen van gebruikersacceptatie (d.w.z. dat de oplossing geschikt is voor het beoogde doel). De dag waarop het project wordt overgedragen, is een belangrijke mijlpaal – dit betekent dat alle taken zijn voltooid en dat de oplossing klaar is voor gebruik! Gefeliciteerd!

Nu we echter de uitvoeringsfase van het project ingaan, is het belangrijk om aandacht te besteden aan de procedures voor de invoering in de „beginfase”:

  • Wekelijkse feedbacksessie met eindgebruikers over hun ervaringen
  • Stel een opleidingsplan op voor alle nieuwe medewerkers (eindgebruikers en interne modelbouwers)
  • Een proces voor verandermanagement en bijbehorende documentatie

De menselijke factor

Hoewel werken op afstand enkele uitdagingen met zich meebrengt, kan het – mits goed aangepakt – een efficiëntere manier van werken zijn. Vergeet niet dat projecten bestaan uit mensen, processen en technologie – in die volgorde! Goed projectmanagement en open en regelmatige communicatie zijn de eenvoudige sleutels tot succes.

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de menselijke factor. Op afstand werken hoeft niet zielloos te zijn! Door een band op te bouwen en goede werkrelaties te onderhouden, creëren we vaart en kunnen we zelfs wat plezier beleven tijdens het proces – een gedeeld probleem is een half probleem.

Geschreven door Mark Bodger BA(Hons) ACMA, directeur bedrijfsontwikkeling
28 maart 2020

In veilige handen

Met meer dan 20 jaar ervaring, ruim 450 projecten en meer dan 250 klanten hebben we alle denkbare uitdagingen meegemaakt bij het succesvol opleveren van FP&A-projecten. Hoewel de huidige omstandigheden ons dwingen om vaker op afstand te werken, moeten we dit omarmen; het zou in de toekomst wel eens de nieuwe norm kunnen worden voor veel bedrijven. Bij ICit is dit een vanzelfsprekende werkwijze en we kijken ernaar uit om de komende jaren nog veel meer klanten succes te bezorgen. Bekijk onze adviesdiensten voor meer informatie.