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HWie Workday Adaptive Planning die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Produktivität der Finanzabteilung bei einem 120 Jahre alten Transportunternehmen steigerte.

Vorteile von Workday Adaptive Planning

Ein reibungsloser und einfacher Übergang von Microsoft Excel
Verbesserte Genauigkeit und besserer Zugriff auf wichtige Daten
Schnellere Bereitstellung von Finanzanalysen für strategische Entscheidungen
Höhere Motivation und Zufriedenheit im gesamten Finanzteam

Es war eine Umstellung erforderlich, um eine höhere Genauigkeit zu erzielen.

Laurence Jenkins, Finanzdirektor von Reading Buses, hatte bei seinem Amtsantritt im Jahr 2019 große Pläne für das kommunale Unternehmen. Da er bei „Transport for London“ die Vorteile von ERP-Software aus erster Hand erlebt hatte, war er entschlossen, sein neues Team von der umständlichen Berichterstattung und Planung auf Excel-Basis wegzubringen. Der Prozess, Tabellenkalkulationen an rund 15 Kostenstellenleiter weiterzuleiten, führte unweigerlich zu menschlichen Fehlern, und die manuelle Konsolidierung der Budgets über die verschiedenen Geschäftsbereiche der Organisation hinweg nahm das 12-köpfige Finanzteam eine ganze Woche in Anspruch.

„Es war sehr umständlich und zeitaufwendig, und ich war nicht immer von der Genauigkeit der Daten überzeugt, denn wenn Dinge manuell erledigt werden, kann leicht etwas schiefgehen“, erklärt Jenkins. „Es sind so viele Menschen an dem Prozess beteiligt und greifen in ihn ein.“
Es gab jedoch eine kleine Hürde: COVID-19. Als die Pandemie ausbrach, wurden alle Pläne für eine Modernisierung auf Eis gelegt – allerdings nicht für lange. Als sich die Kundenzahlen und die Finanzlage wieder erholten, war es an der Zeit, sich nach einem neuen Anbieter für Finanzsoftware umzusehen.

Die Teamkultur musste berücksichtigt werden.

Jenkins entschied sich nach einem Ausschreibungsverfahren, an dem mehrere Anbieter teilnahmen, für Workday Adaptive Planning. Workday stellte den Kontakt zwischen Reading Buses und seinem preisgekrönten Partner ICit Business Intelligence her, und die Arbeiten an der Umsetzung begannen. Die erste Phase konzentrierte sich auf die Budgetierung und ging im Dezember 2022 in Betrieb, gefolgt von einer zweiten Phase zur Verbesserung des Geschäftsberichtswesens.
„Das war ein großes Projekt für uns, nicht zuletzt in kultureller Hinsicht. Die Hälfte meines Teams ist seit über 20 Jahren hier und daran gewöhnt, die Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu erledigen. Die Mitarbeiter sind gegenüber Veränderungen ziemlich nervös, daher brauchten wir bei dieser Implementierung die Hilfe und Unterstützung von ICit“, erklärt Jenkins.

„Sie haben maßgeschneiderte Modelle für Personalkosten, Lohnprognosen, Kraftstoffkosten und Umsatzplanung entwickelt. In enger Zusammenarbeit mit uns haben sie eine leistungsstarke und für unser Unternehmen nützliche Lösung erarbeitet.“

„Das war ein großes Projekt für uns, vor allem in kultureller Hinsicht. Die Hälfte meines Teams ist schon seit über 20 Jahren hier
und war daran gewöhnt, die Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu erledigen.“
Laurence Jenkins, Finanzdirektor, Reading Buses

Die Qualität von Gesprächen verbessern.

Die Vorteile zeigten sich fast sofort. Die Benutzerfreundlichkeit und die von Workday bereitgestellte einheitliche Echtzeit-Übersicht haben zu einer schnelleren und regelmäßigeren Prognoseerstellung geführt – wodurch jährlich zwei Wochen Arbeitsaufwand eingespart werden. Und die Konsolidierung von Berichten unternehmensweit lässt sich nun mit einem einzigen Mausklick erledigen, was am Jahresende eine weitere Woche Arbeitsaufwand einspart, erklärt Jenkins.
Workday Adaptive Planning verfügt zudem über eine Kommentarfunktion, mit der Kostenstellenleiter Erläuterungen zu Abweichungen bei den Kennzahlen hinzufügen können.
„Neben den Vorteilen für das Finanzteam hat dies auch zu einer deutlich stärkeren Verantwortlichkeit der Kostenstellenleiter geführt, die letztendlich das Geld ausgeben“, sagt Jenkins. „Dadurch haben sie nun die Verantwortung übernommen – sie können sich jetzt nirgendwo mehr verstecken.“

Insgesamt hat die Zeitersparnis dank der Lösung es dem Finanzteam ermöglicht, sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren – „mehr Analyse als Bearbeitung“, fügt er hinzu. Doch über die Zeit- und Kosteneinsparungen hinaus gab es auch kulturelle Verbesserungen. Konkret hat sich dadurch „die Qualität des Dialogs“ zwischen dem Finanzteam und dem Rest des Unternehmens verbessert. Ersteres ist nun in der Lage, fundiertere Fragen zu stellen, während die Führungskräfte ein besseres Verständnis für die zugrunde liegende finanzielle Lage des Unternehmens haben, so Jenkins.

Die OfficeConnect-Funktion (die nahtlose Integration von Workday Adaptive Planning in Microsoft Office) hat zudem die Berichterstellung belebt und ermöglicht es den Anwendern, während Besprechungen Finanzanalysen in Echtzeit vorzulegen, um so die geschäftliche Agilität zu fördern. Das hat offenbar die Aufmerksamkeit des Unternehmens-CEO auf sich gezogen, der dem Projekt zunächst skeptisch gegenüberstand.

„Neben den Vorteilen für das Finanzteam hat dies auch zu einer deutlich stärkeren Verantwortlichkeit der Kostenstellenleiter geführt,
, die letztendlich das Geld ausgeben.“
Laurence Jenkins, Finanzdirektor, Reading Buses

Effizienzsteigerungen durch Schichtung und Erreichung der KPIs.

Reading Buses befindet sich nun in der dritten Phase des Projekts, in der durch die Einbindung nichtfinanzieller Daten in die Lösung weitere Effizienzsteigerungen erzielt werden sollen. Das bedeutet, dass Kundendaten aus den Betriebssystemen abgerufen werden.
„Mein Endziel ist es, dass alle geschäftlichen KPIs über Workday Adaptive Planning ausgewertet werden und dass dies das Kernsystem für unser Berichtswesen wird – nicht nur für die Finanzdaten“, fasst Jenkins zusammen. Die Reise geht weiter.

In diesem Video berichtet Sharmila Perera von Reading Transport Ltd. über die Erfahrungen ihres Unternehmens und die Gründe, warum man sich bei der Auswahl einer FP&A-Lösung für Workday Adaptive Planning entschieden hat.

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Wir haben zahlreiche Unternehmen in ganz Großbritannien dabei unterstützt, eine Reihe von Funktionen für Finanzplanung und Buchhaltung zu implementieren, die von „Workday Adaptive Planning“ für die Transport- und Logistikbranche angeboten werden.

Unser Team aus spezialisierten Workday-Berater kann Ihre genauen geschäftlichen Anforderungen mit Ihnen besprechen, Sie bei der Implementierung von Workday Adaptive Planning in Ihre Finanzprozesse beraten und Schulungen für die Mitarbeiter anbieten, die die Software im Tagesgeschäft nutzen werden.

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Wenn Sie mehr über die Vorteile von Workday Adaptive Planning erfahren möchten oder konkrete Fragen dazu haben, wie diese Lösung Ihre derzeitigen Finanzsoftwarelösungen verbessern könnte, nehmen Sie bitte noch heute Kontakt mit uns auf.

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