Aus: Workday Adaptive Planning, November 2018.
Inhaltsverzeichnis
- Tipps für den Planungsprozess
- Tipps zum Kommunikationsprozess
- Tipps zum Zeitmanagement
- Tipps zur Liebe zum Detail
Noch vor nicht allzu langer Zeit hatten Finanzexperten nur ein einziges Ziel: die vergangene Wertentwicklung genau zu verfolgen und zu erklären, warum die Ergebnisse so ausfielen, wie sie ausfielen. Wie sehr sich die Zeiten doch geändert haben!
Ständige Schwankungen, zunehmender Wettbewerb und ein immer schneller werdendes Geschäftstempo machen es Unternehmen schwer, flexibel auf Marktdruck und Chancen zu reagieren. Gleichzeitig nehmen Umfang und Komplexität ihrer Finanzdaten weiter zu. Infolgedessen müssen Finanzfachleute nicht nur immer mehr Informationen verwalten, sondern werden auch zunehmend um operative und strategische Einblicke gebeten.
Das bedeutet, dass die alten Methoden der Datenerhebung und Berichterstellung im Grunde genommen nutzlos sind, da die Pläne der alten Schule nicht detailliert genug sind, sich nur schwer in umsetzbare Ziele umsetzen lassen und es ihnen an einer einheitlichen Sichtweise mangelt. Kein Wunder, dass viele Finanzvorstände angeben, sie könnten sich nicht auf strategische Prioritäten konzentrieren.
Der Übergang von einer statischen Planung zu einem modernen, aktiven Prozess mag zunächst einschüchternd wirken, doch die Vorteile sind vielfältig. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sollten Sie diese vier konkreten Best Practices berücksichtigen, auf die leistungsstarke FP&A-Teams schwören.
1. Führen Sie einen kontinuierlichen Planungsprozess ein – und nutzen Sie die richtige Software
Die führenden Unternehmen erstellen keine Prognosen auf Halbjahres- oder gar Quartalsbasis. Stattdessen tun sie dies kontinuierlich. Diese Unternehmen bewerten ihr Geschäftsmodell und prüfen ihre Prognosen jede Woche, um dann vierteljährlich tiefer in die Details einzusteigen. Auf diese Weise können die FP&A-Teams die von der Unternehmensleitung dringend benötigten Erkenntnisse nahezu in Echtzeit liefern und das Rätselraten vermeiden, das bei einer einmal jährlich stattfindenden Planung entsteht.
Eine ständige Aktualisierung der Prognosen ist in Excel jedoch nicht möglich, ohne dabei den Verstand zu verlieren. Vielmehr erfordert dies eine leistungsfähige Software, mit der Teammitglieder ihre Modelle sofort an geschäftliche Veränderungen anpassen können.
2. Stehen Sie in ständigem Kontakt mit den Geschäftsbereichen
Neben dem Einsatz leistungsstarker Software, die ihnen die Arbeit erleichtert, integrieren führende Finanzteams ihre Mitarbeiter auch in verschiedene Abteilungen, sei es im Vertrieb oder im Bereich Global Services. Auf diese Weise nehmen FP&A-Mitarbeiter an Mitarbeiterversammlungen teil und sind stets auf dem neuesten Stand – was bei der Arbeit in einem wachstumsstarken, sich schnell verändernden Unternehmen von unschätzbarem Wert ist.
3. Rückwärts arbeiten
Die Grundprinzipien eines guten Zeitmanagements tragen wesentlich dazu bei, solche hektischen Nachtschichten zu vermeiden. Leistungsstarke FP&A-Teams legen zunächst Termine fest und planen von dort aus rückwärts, um sicherzustellen, dass ihre Budgets ohne unnötiges Termindruck-Drama erstellt werden. Dies fördert die Planung von Besprechungen weit im Voraus, was ausreichend Zeit für Treffen mit den Vorständen und Führungsteams gewährleistet, während diese ihre Prognosen verfeinern. Eine ordnungsgemäße Planung lässt auch Zeit für die Einbeziehung von Szenarien und „Was-wäre-wenn“-Planungen.
Viele dieser Teams treffen sich im dritten Quartal mit ihrem Vorstand. Diese Überprüfung stellt sicher, dass von der Bilanz bis zur Gewinn- und Verlustrechnung alles für die nächsten 12 bis 18 Monate in Ordnung ist, sofern keine Überraschungen auftreten. Nach dem Treffen kann das Team dann diese „Business-as-usual“-Prognose mit den Vorgaben vergleichen, die es vom Vorstand hinsichtlich der Auftragseingänge, der Rentabilität und so weiter für das nächste Jahr erhält. Anschließend trifft sich das Team mit der Geschäftsleitung, um Prioritäten zu erhalten, die mit den Informationen des Vorstands abgeglichen werden. Wenn die Geschäftsleitung beispielsweise eine neue strategische Initiative vorlegt, die zusätzliche Investitionen erfordert, kann die Finanzabteilung anhand der Informationen des Vorstands ermitteln, woher diese Mittel stammen können. Durch diese frühzeitige Vorgehensweise entsteht ein Puffer von drei bis sechs Monaten, der dazu genutzt werden kann, die Prognosen zu verfeinern, bevor die Budgetgenehmigung erteilt wird.
4. Konzentrieren Sie sich auf die treibenden Faktoren, nicht auf die Details
Zwar ist es entscheidend, in engem Kontakt mit dem Unternehmen zu stehen, das Sie unterstützen, doch ist es ebenso wichtig, Ihre Geschäftspartner nicht mit zu vielen Daten zu überfrachten. Denken Sie daran: Ihre Hauptaufgabe ist es, das Unternehmen zu führen, und nicht, endlose Fragen aus der Finanzabteilung zu beantworten. Ein kluger Weg, das richtige Gleichgewicht in der Kommunikation zu finden, besteht darin, Prognosen auf hoher Ebene zu erstellen, die sich auf wichtige geschäftliche Einflussfaktoren konzentrieren – denken Sie an Gewinn, Risiko und Betriebskapital –, ohne dabei in die Details einzelner Posten einzusteigen.
Da die Technologie den Zugang zu nichtfinanziellen Kennzahlen erleichtert hat, müssen FP&A-Teams heute weitaus mehr KPIs messen. Laut dem „CFO Indicator Report“ von Adaptive Insights für das dritte Quartal 2016 gaben 76 % der Finanzvorstände an, dass ihre Teams nichtfinanzielle KPIs verfolgen, anstatt sich lediglich auf Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu stützen. Diese KPIs sind äußerst nützlich, doch es ist wichtig, sich nicht in einer Flut von Kennzahlen zu verlieren.
Die Auswahl der Einflussfaktoren hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Einige – wie Forschung und Entwicklung oder allgemeine und Verwaltungskosten – sind weitgehend universell. Das Finanzteam eines Software-as-a-Service-Unternehmens (SaaS) sollte jedoch beispielsweise auch die Effizienz im Vertrieb und Marketing sowie die Verzögerung bei der Umsatzrealisierung im Blick behalten.
