Handmatig bijgewerkte spreadsheets zijn simpelweg niet krachtig of snel genoeg om een uitgebreide, continue planning mogelijk te maken. En zonder dat kun je het tempo van het moderne bedrijfsleven niet bijhouden. Daarom gebruiken sommige FP&A-specialisten de term ‘spreadsheet-itis’. Het gaat er niet alleen om dat spreadsheets omslachtige en verouderde rapportages met zich meebrengen, maar ze kunnen managers en medewerkers ook een eenduidig, uniform overzicht van essentiële gegevens ontzeggen – één versie van de waarheid.
Er doen zich ook problemen voor bij het onderhouden van al dan niet gedocumenteerde spreadsheets wanneer de medewerker die de spreadsheet heeft ontwikkeld, binnen de organisatie naar een andere functie wordt overgeplaatst of de organisatie helemaal verlaat.
Hier zijn vijf tekenen dat organisaties te groot zijn geworden voor spreadsheets
Teken nr. 1: Handmatige processen die de bedrijfsbrede planning belemmeren
Als financiële teams uitsluitend op spreadsheets vertrouwen, blijven ze verstrikt in handmatige processen, worden ze overbelast door naderende deadlines en zitten ze vast aan het opsporen van gebroken links en fouten.
Binnen een bepaalde afdeling kunnen er weliswaar goede rapporten in spreadsheets bestaan, maar over het algemeen is de rest van de organisatie hier niet van op de hoogte. Dit leidt tot extra problemen wanneer andere afdelingen hun eigen versie van hetzelfde rapport opnieuw opstellen – een verspillende verdubbeling van inspanningen. Als er meerdere spreadsheets zijn en de gegevens verschillen, welke cijfers zijn dan de juiste?
Zelfs non-profitorganisaties zoals Goodwill Industries zijn niet immuun voor deze problemen. Goodwill vertrouwde op bedrijfsmanagers binnen de hele organisatie om informatie aan te leveren voor begrotingen en prognoses. Naarmate er meer mensen bij betrokken raakten, werd het bijna onmogelijk om te garanderen dat de geconsolideerde overzichten nauwkeurig en op elkaar afgestemd waren, en werd bedrijfsbrede planning een enorme uitdaging.
Tegenwoordig maakt Goodwill gebruik van een cloudgebaseerde oplossing voor budgettering die iedereen betrekt bij een uitgebreid, continu planningsproces dat berekeningen automatiseert, zelfstandige rapportage ondersteunt en de financiële afdeling de ruimte geeft om de strategie te sturen, in plaats van alleen maar rapporten op te stellen.
Teken nr. 2: Lange begrotingscycli en verouderde cijfers
De tijd die het kost om elke maand rapporten op te stellen, te delen en bij te werken, is een van de grootste nadelen van handmatige rapportage met spreadsheets. Tegen de tijd dat je alle cijfers hebt verzameld, de formules hebt aangepast en een jaarplan hebt opgesteld, zijn je cijfers waarschijnlijk alweer verouderd.
Neem bijvoorbeeld Barry University, een particuliere universiteit in Florida. Met meer dan 100 managers, 15 teams en 150 bedrijfsonderdelen kostte het de universiteit voorheen vijf tot zes maanden om de begroting op te stellen, waarbij honderden spreadsheets werden gegenereerd en er verwarring en chaos ontstond.
Barry University koos uiteindelijk voor een cloudgebaseerde planningssoftwareoplossing die de doorlooptijd van de begrotingscyclus drastisch verkortte, de nauwkeurigheid verhoogde en ervoor zorgde dat alle afdelingen op basis van dezelfde gegevensbron werkten.
Teken nr. 3: Onregelmatige prognoses en begrotingen
Jaarbegrotingen en onsamenhangende processen kunnen geen gelijke tred houden met de snel veranderende zakelijke omgeving van vandaag. Begrotingen zijn al snel achterhaald zodra ze worden gepubliceerd. En kwartaalprognoses zijn doorgaans al achterhaald tegen de tijd dat ze definitief zijn vastgesteld.
GDF Suez North America (GDF), een multinationaal nutsbedrijf, heeft uit eigen ervaring de beperkingen van handmatige spreadsheets ondervonden. Het budgetteam gebruikte spreadsheets om 125 rechtspersonen binnen een divisie met een omzet van 8 miljard dollar te beheren. De tijd die nodig was om begrotingen op te stellen en modellen uit te voeren in een fluctuerende energiemarkt, zorgde voor een aanzienlijke vertraging tussen het opstellen en de uitvoering van de begroting.
GDF koos voor een cloudgebaseerde oplossing voor continue planning die op 50 locaties in Noord-Amerika kon worden geïmplementeerd. Nu het niet langer gebonden is aan de beperkingen van een aanpak die uitsluitend op spreadsheets berust, stelt het financiële team regelmatig prognoses op waarmee de begrotingen op koers blijven.
Teken nr. 4: Te veel systemen, te weinig integratie
Budgettering zou al moeilijk genoeg zijn als het bijhouden van actuele cijfers de enige uitdaging was. Voor de determinanten en bronvariabelen die in het budgetproces worden gebruikt, moeten financiële teams bovendien gegevens verzamelen uit tal van verschillende systemen (bijv. HR, ERP, CRM, enz.). Vijf jaar geleden volstonden spreadsheets misschien nog wel. Nu niet meer.
Wanneer gegevens worden opgeslagen op de computers van medewerkers (bijvoorbeeld een laptop of pc) in plaats van op een server of een via het web toegankelijke bron, wordt het verspreiden en analyseren ervan bemoeilijkt. Niet-geïntegreerde gegevens betekenen dat de aannames in de plannen van de ene persoon waarschijnlijk niet de meest recente versie van de aannames en plannen van iemand anders bevatten. De meeste gebruikers van spreadsheets hebben de wijdverbreide misvatting dat hun spreadsheetprogramma een soort database is. Dat is het niet. Het is een rekenprogramma dat geschikt is voor het bewerken en bekijken van gegevens, maar het is niet bijzonder geschikt om deze op een betrouwbare, veilige en schaalbare manier op te slaan en te beheren.
DocuSign, een aanbieder van cloudgebaseerde oplossingen voor elektronische handtekeningen, kon aanvankelijk de financiën alleen met behulp van spreadsheets beheren. Maar naarmate DocuSign groeide, werden die spreadsheets onbeheersbaar. Bovendien waren de systemen niet geïntegreerd, waardoor een gedegen planning een enorme uitdaging vormde.
DocuSign koos voor een planningsoplossing die zijn ERP- en Salesforce-software met elkaar integreerde, zodat de financiële afdeling de gedegen rapportages op transactieniveau en begrotingen kon opstellen die de groeiende organisatie nodig had.
Teken nr. 5: Alleen de afdelingen Financiën en IT kunnen rapporten genereren
Wanneer alleen IT en de financiële afdeling in staat zijn om ‘wat-als’-scenario’s en complexe zoekopdrachten uit te voeren, ontstaat er een knelpunt, waardoor het moeilijk wordt om tijdig ad-hocrapporten op te stellen. Zelfs de meest nauwgezette manager kan voor een verrassing komen te staan als een leidinggevende een vraag stelt over een overschrijding van een specifieke post of een omzetafwijking als gevolg van tariefverhogingen.
Papyrus, een winkelketen voor wenskaarten en briefpapier met 450 vestigingen in de VS en Canada, vertrouwde op één medewerker van de financiële afdeling om het gehele begrotingsproces te begeleiden. Naast het beheer van 15 begrotingsversies en 250 spreadsheets moest de financiële afdeling ook ad-hocrapportages opstellen voor alle vragen die binnenkwamen van managers en leidinggevenden.
Dankzij een cloudgebaseerde planningsoplossing hebben de besluitvormers bij Papyrus nu rechtstreeks toegang tot selfservice-rapportages, waardoor ze meer inzicht krijgen in de bedrijfsprestaties en meer vertrouwen hebben in de cijfers.
Deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd op deWorkday Adaptive Planning-blog
In dit e-boek worden de negen grootste beperkingen van Excel beschreven, en wordt uitgelegd hoe u deze kunt omzeilen door over te stappen op financiële planning en analyse (FP&A) in de cloud.
Ontdek hoe u uw financiële team in slechts 30 dagen van spreadsheets kunt bevrijden, vraag een gesprek aan met een van onze Workday-consultants. Neem contact met ons op
