Charles Stanley

Zoals elke verstandige belegger weet, zijn resultaten uit het verleden op zich geen betrouwbare indicator voor toekomstige resultaten. Om een uitstekende reputatie te behouden, moet u voortdurend diensten van hoge kwaliteit leveren – wat betekent dat u de juiste balans moet vinden tussen het hooghouden van traditionele waarden en het inspelen op nieuwe uitdagingen.

Charles Stanley weet dit als geen ander. Hoewel het bedrijf al meer dan 150 jaar een toonaangevende rol speelt in de Britse effectenhandel en het vermogensbeheer, heeft het zich nooit op zijn lauweren rusten. Vandaag de dag blijven de makelaars zich richten op het leveren van een traditionele, hoogwaardige dienstverlening aan hun klanten, terwijl de ondersteunende afdelingen van het bedrijf voortdurend in ontwikkeling zijn om de efficiëntie te verbeteren en begeleiding te bieden.

James Rawlinson, financieel directeur van de groep bij Charles Stanley, licht toe: „18 maanden geleden hebben we besloten de rol van de financiële afdeling te transformeren door binnen die afdeling een functie voor besluitondersteuning op te zetten. In plaats van dat onze accountants alleen maar aan de zijlijn staan en de cijfers bijhouden, wilden we dat ze een actievere rol zouden gaan spelen in het bedrijf. Door gebruik te maken van analytics om meer inzicht te krijgen in onze financiële gegevens, zouden ze het bedrijf kunnen helpen bij het vaststellen van doelstellingen, het beheren van prestaties en het signaleren van kansen om de omzet te verhogen of kosten te verlagen.”

Het gebruiksgemak is een van de sleutels tot het succes van het project geweest. „Als je met een draaitabel overweg kunt, kun je ook met IBM Cognos TM1 werken. Er is maar weinig training nodig en de vaardigheden zijn heel goed overdraagbaar. We hadden een nieuwe medewerker die op zijn eerste dag bij ons al tijdens de lunch zijn eigen rapporten aan het opstellen was,” zegt Emma Williamson, hoofd Decision Support bij Charles Stanley.

Belangrijkste doelstellingen voor besluitvormingsondersteuning

Een van de eerste doelstellingen die door het besluitvormingsteam werden vastgesteld, was het moderniseren van de begrotings- en prognoseprocessen van het bedrijf.

“We wilden het bedrijf helpen om onze begrotingen en prognoses te zien als een nuttig hulpmiddel in plaats van als een abstract concept,” zegt Emma Williamson, hoofd Beslissingsondersteuning. “We hadden een begroting nodig die zowel de bedrijfsdoelstellingen op het hoogste niveau weerspiegelde als aansloot bij de realiteit die onze makelaars en beleggingsbeheerders in de praktijk ervaren.”

“We wilden het bedrijf ook bevrijden van de talloze onderling gekoppelde spreadsheets die ten grondslag lagen aan het bestaande budgetteringsproces. Er was ruimte voor een veel geautomatiseerder en efficiënter proces – we hadden alleen de juiste hulpmiddelen nodig.”

De juiste oplossing vinden

Na een evaluatie van de op de markt beschikbare oplossingen voor prestatiebeheer besloot Charles Stanley om IBM Cognos TM1 nader te bekijken. Het financiële team schakelde ICit, een IBM Premier Business Partner, in om een proof of concept uit te voeren en zo de mogelijkheden van de software te demonstreren.

“We hebben de consultant gewoon een paar spreadsheets met onze gegevens gegeven en hem gevraagd ons te laten zien hoe we een begrotingsmodel konden opstellen,” zegt Pete Dolan, Decision Support Analyst. “Binnen twee dagen waren we ervan overtuigd dat het model zou werken en dat IBM Cognos TM1 de juiste oplossing was.”

Als laatste stap in het selectieproces bracht het team van Charles Stanley een bezoek aan een andere financiële dienstverlener die al met ICit had samengewerkt aan een vergelijkbare Cognos TM1-implementatie. „Het referentiebezoek was buitengewoon nuttig en gaf ons veel vertrouwen in de aanpak die ICit aanbeveelde – en bracht bovendien enkele valkuilen aan het licht die we moesten vermijden”, aldus Pete Dolan.

Een snelle implementatie levert direct voordeel op

De implementatie zelf werd op bestuursniveau begeleid door de financieel directeur van de groep, en Anthony Doe werd aangesteld als projectmanager. Het project omvatte het koppelen van de nieuwe IBM Cognos TM1-oplossing aan de belangrijkste gegevensbronnen van het bedrijf, waaronder een Coda-grootboeksysteem en diverse andere legacy-systemen. In verschillende gevallen werd IBM Cognos Data Manager ingezet voor de ETL-processen (extract, transform, load).

“Het hele project nam slechts drie maanden in beslag, en we konden zelfs al vóór de officiële ingebruikname verschillende applicaties aan gebruikers beschikbaar stellen”, zegt Pete Dolan. “We hebben bijvoorbeeld een aantal kubussen opgezet om ad-hocanalyses van transacties en het beheerd vermogen mogelijk te maken – zo konden we al heel snel profijt halen uit de oplossing.”

Het projectteam was ook blij te constateren dat het gebruik van TM1 relatief eenvoudig te leren was, zelfs zonder enige voorkennis van het product.

Snellere, gedetailleerdere en nauwkeurigere budgettering

De belangrijkste applicatie voor budgettering en prognoses maakt gebruik van een op drijfveren gebaseerd model om de inkomsten van het bedrijf (die voornamelijk zijn gebaseerd op de totale waarde van het beheerd vermogen en het totale aantal transacties) en de kosten (gebaseerd op salarissen en het personeelsbestand, die bepalend zijn voor aanverwante kosten zoals uitgaven voor faciliteiten en IT) te beoordelen.

Het nieuwe budgetteringsproces biedt Charles Stanley een meer gestructureerde aanpak en meer controle, met workflows en validatiecontroles die ervoor zorgen dat medewerkers hun cijfers gemakkelijker kunnen invoeren, met minder kans op fouten of inconsistenties.

“Het mooiste is dat de consolidatie van de cijfers nu volledig geautomatiseerd is, waardoor we volledig op de cijfers kunnen vertrouwen,” zegt Anthony Doe.

“Dankzij de automatisering van het nieuwe proces hebben we een nieuw niveau van gedetailleerdheid en nauwkeurigheid bereikt. Met het oude, op spreadsheets gebaseerde proces zou het tien keer zoveel moeite hebben gekost om iets te realiseren dat zo geavanceerd en nauwkeurig is als de huidige begroting.”

Naast de automatisering die TM1 biedt, is transparantie een van de belangrijkste voordelen van de oplossing. Gebruikers kunnen resultaten snel terugvolgen in het model om te begrijpen waar de oorspronkelijke gegevens vandaan komen en hoe eventuele berekeningen zijn uitgevoerd. Daardoor is het eenvoudig om te controleren of de cijfers kloppen en om eventuele problemen op te sporen en te corrigeren – wat het vertrouwen van gebruikers in de oplossing nog verder versterkt.

Eenvoudigere managementrapportage

Ook op het gebied van managementrapportage zijn soortgelijke verbeteringen gerealiseerd. In plaats van een tijdrovend handmatig proces om de maandelijkse rapporten op te stellen, kan Charles Stanley nu een rapport eenmalig in Cognos TM1 ontwerpen en dit vervolgens met één druk op de knop opnieuw genereren wanneer dat nodig is.

“Door de last van handmatige rapportage weg te nemen, kunnen we ons concentreren op onze rol als vertrouwde adviseurs voor het bedrijf”, zegt Anthony Doe. “We zijn zelfs begonnen met het opleiden van onze directeuren, zodat ze zelf de rapporten kunnen opstellen die ze nodig hebben. Dit geeft hen veel meer onafhankelijkheid en helpt hen om het inzicht te krijgen dat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben. Met het oog op de toekomst willen we graag een aantal scorekaarten en dashboards ontwikkelen die we rechtstreeks naar hun iPads kunnen sturen.”

Oplossing gericht op financiën

Emma Williamson, hoofd Beslissingsondersteuning, voegt hieraan toe: “Het gebruiksgemak van TM1 is echt wat het zo bijzonder maakt. Omdat de interface is gebaseerd op Microsoft Excel, is deze meteen vertrouwd voor iedereen die in de financiële sector werkt. Er zijn geen omslachtige opleidingsvereisten – de meeste mensen hebben het binnen een uur of twee onder de knie.” Ze concludeert:

Onze gebruikers vertellen ons dat ze inmiddels niet meer zonder IBM Cognos TM1 kunnen. Het is het eerste systeem waarop ze zich elke ochtend aanmelden, en het vormt een essentieel onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden. Vanwege dit succes willen we de reikwijdte van ons analyseplatform graag blijven uitbreiden, en integreren we IBM Cognos Business Intelligence om de toegang tot analyses te verruimen voor meer gebruikers, zowel binnen als buiten het financiële team.

Over Charles Stanley

Charles Stanley & Co. Limited is een van de toonaangevende effectenmakelaars en vermogensbeheerders in het Verenigd Koninkrijk, die zich volledig richt op particuliere beleggers. Het bedrijf is tevens actief voor talrijke nationale liefdadigheidsinstellingen, trusts, beroepsorganisaties en grote financiële instellingen. Charles Stanley & Co. Limited is een volledige dochteronderneming van Charles Stanley Group PLC – een beursgenoteerde onderneming waarvan de aandelen genoteerd staan aan de London Stock Exchange.

Over ICit

ICit is een meermaals bekroonde IBM Gold Business Partner en een toonaangevende leverancier van IBM Cognos TM1-oplossingen in het Verenigd Koninkrijk. ICit biedt klanten complete end-to-end-diensten, waaronder softwareverkoop, advies, training en ondersteuning. Alle oplossingsconsultants van ICit hebben de IBM Cognos TM1 Master-accreditatie behaald en beschikken over ruime ervaring en diepgaande kennis, met expertise op het gebied van financiën, informatietechnologie en bedrijfsprestatiebeheer. Het team bestaat uit gekwalificeerde accountants (ACMA, ACA) en technische consultants (BSc, master).

Als u meer wilt weten over hoe wij uw bedrijf kunnen helpen, neem dan neem dan contact met ons op