Uit Workday Adaptive Planning, november 2018.
Inhoudsopgave
- Tips voor het planningsproces
- Tips voor het communicatieproces
- Tips voor tijdmanagement
- Tips voor oog voor detail
Nog niet zo lang geleden hadden financiële professionals maar één doel: de prestaties uit het verleden nauwkeurig bijhouden en uitleggen waarom de resultaten zo waren uitgevallen. Wat zijn de tijden veranderd!
Door de voortdurende volatiliteit, de toenemende concurrentie en het steeds snellere tempo van het bedrijfsleven hebben bedrijven moeite om flexibel in te spelen op marktdruk en kansen. Tegelijkertijd blijven de omvang en de complexiteit van hun financiële gegevens toenemen. Daardoor moeten financiële professionals niet alleen steeds meer informatie beheren, maar wordt er ook steeds vaker van hen verwacht dat ze operationele en strategische inzichten bieden.
Dit betekent dat de oude manieren om gegevens te verzamelen en rapporten op te stellen in feite nutteloos zijn, omdat traditionele plannen niet gedetailleerd genoeg zijn, moeilijk te vertalen zijn naar concrete doelstellingen en geen eenduidig overzicht bieden. Geen wonder dat veel CFO’s zeggen dat ze zich niet kunnen concentreren op strategische prioriteiten.
De overstap van statische planning naar een modern, actief proces kan intimiderend lijken, maar de voordelen zijn legio. Om u op weg te helpen, kunt u deze vier specifieke best practices in overweging nemen waar goed presterende FP&A-teams volledig achter staan.
1. Zorg voor een doorlopend planningsproces – en de juiste software
De meest vooraanstaande bedrijven stellen geen prognoses op halfjaarlijkse of zelfs kwartaalbasis op. In plaats daarvan doen ze dat voortdurend. Deze bedrijven evalueren hun model en bekijken elke week de prognoses, waarna ze elk kwartaal dieper op de details ingaan. Hierdoor kunnen de FP&A-teams de bijna realtime inzichten bieden waar hun topmanagement naar hunkert, en wordt het giswerk voorkomen dat het gevolg is van eenmaal per jaar plaatsvindende planning.
Het voortdurend bijwerken van prognoses is in Excel echter onmogelijk zonder je gezond verstand te verliezen. Hiervoor is geavanceerde software nodig waarmee teamleden hun modellen onmiddellijk kunnen aanpassen aan veranderingen in de bedrijfsvoering.
2. Houd voortdurend contact met de bedrijfsonderdelen
Naast het gebruik van krachtige software om hun werk te vergemakkelijken, plaatsen topfinanciële teams ook medewerkers bij verschillende afdelingen, of het nu gaat om de verkoopafdeling of wereldwijde dienstverlening. Op die manier wonen FP&A-medewerkers personeelsvergaderingen bij en blijven ze voortdurend op de hoogte, wat van onschatbare waarde is bij het werken in een snelgroeiende, snel veranderende organisatie.
3. Werk achteruit
De basisprincipes van goed tijdmanagement dragen in hoge mate bij aan het voorkomen van die hectische nachten waarin je tot in de vroege uurtjes doorwerkt. Goed presterende FP&A-teams beginnen met het vaststellen van data en werken van daaruit terug om ervoor te zorgen dat hun begrotingen worden opgesteld zonder onnodige deadline-stress. Dit stimuleert het plannen van vergaderingen ruim voor de deadlines, wat zorgt voor voldoende tijd om met hun raden van bestuur en directieteams te overleggen terwijl ze hun prognoses verfijnen. Een goede planning biedt ook ruimte voor het opstellen van scenario’s en ‘wat-als’-analyses.
Veel van deze teams hebben in het derde kwartaal een vergadering met hun raad van bestuur. Deze evaluatie zorgt ervoor dat alles, van de balans tot de winst- en verliesrekening, er voor de komende 12 tot 18 maanden goed uitziet, mits er zich geen onverwachte ontwikkelingen voordoen. Na afloop van de vergadering kan het team die ‘business as usual’-prognose vergelijken met de richtlijnen die het van de raad van bestuur ontvangt over de omzet, winstgevendheid en dergelijke voor het komende jaar. Vervolgens komt het team bijeen met het uitvoerend management om prioriteiten te ontvangen, die bovenop de informatie van de raad van bestuur worden gelegd. Als het management bijvoorbeeld een nieuw strategisch initiatief aandraagt waarvoor extra investeringen nodig zijn, kan de financiële afdeling aan de hand van de informatie van de raad van bestuur bepalen waar dat geld vandaan kan komen. Door dit in een vroeg stadium te doen, ontstaat er een buffer van drie tot zes maanden die kan worden gebruikt om de prognoses verder aan te scherpen voordat de begroting wordt goedgekeurd.
4. Richt je op de drijfveren, niet op de details
Hoewel het van cruciaal belang is om nauw contact te onderhouden met het bedrijf dat je ondersteunt, is het ook belangrijk om je zakenpartners niet te overladen met te veel gegevens. Onthoud: hun voornaamste taak is het runnen van het bedrijf, niet het beantwoorden van eindeloze vragen van de financiële afdeling. Een slimme manier om de juiste balans in de communicatie te vinden, is het opstellen van prognoses op hoog niveau die zich richten op belangrijke bedrijfsfactoren – denk aan winst, risico en werkkapitaal – zonder in te gaan op de kleinste details van de posten.
Omdat technologie de toegang tot niet-financiële maatstaven heeft vergroot, moeten FP&A-teams veel meer KPI’s meten. Volgens het Adaptive Insights CFO Indicator Report voor het derde kwartaal van 2016 gaf 76% van de CFO’s zelfs aan dat hun teams niet-financiële KPI’s bijhouden, in plaats van zich uitsluitend te baseren op balansen en winst-en-verliesrekeningen. Deze KPI’s zijn ontzettend nuttig, maar het is belangrijk om je niet te verliezen in een overvloed aan cijfers.
De keuze van de factoren hangt af van het bedrijf. Sommige factoren – zoals R&D of algemene en administratieve kosten – zijn vrij algemeen. Maar het financiële team van bijvoorbeeld een Software-as-a-Service (SaaS)-bedrijf zou ook moeten kijken naar de efficiëntie van de verkoop en marketing, evenals naar de vertraging bij de opbrengstverantwoording.
