Perinteinen budjetointi on yksinkertaisesti liian hidasta ja joustamatonta pysyäkseen mukana nykypäivän nopeasti muuttuvissa markkinaolosuhteissa. Covid-19 on tuonut mukanaan suurta vaihtelua, monimutkaisuutta ja epävarmuutta tulevaisuuden suhteen. Mennyttä ovat ne ajat, jolloin budjetit voitiin laatia kertaluonteisesti – sidottuina tiettyyn ajankohtaan ja liian joustamattomina sopeutumaan jatkuvasti muuttuviin liiketoimintamahdollisuuksiin ja haasteisiin.
Nykypäivän mullistavassa maailmassa startup-yritys voi aloittaa toimintansa ja olla kannattava jo kolmessa kuukaudessa sekä horjuttaa kilpailijoidensa asemaa. Otetaan esimerkiksi Uber ja Airbnb. Jos yrityksesi tarvitsee lähes yhtä kauan aikaa vuosibudjetin laatimiseen, on äärimmäisen vaikeaa torjua uusien tulokkaiden haastetta tai pysyä vakiintuneiden kilpailijoiden vauhdissa.
Ratkaisu? Joustava ja jatkuva budjetointi- ja ennustamisprosessi, jonka avulla voit ennakoida muutoksia ja keskittyä tuloksiin tuotosten sijaan. Jatkuvasti päivitettävät talousennusteet ovat nousemassa arvokkaaksi suunnittelumenetelmäksi, joka täydentää vuosibudjettia.
Tässä on viisi vinkkiä budjettiprosessin nykyaikaistamiseen:
Vinkki 1. Sano vain ”ei” kertaluontoisille hankkeille
Nyt enemmän kuin koskaan joulukuun tilikauden lopun budjettiluvut poikkeavat usein huomattavasti heinäkuun todellisesta tilanteesta – mikä edellyttää entistä virtaviivaisempia, tarkempia ja joustavampia budjetteja ja ennusteita. Vuosittainen budjetointi ei katoa mihinkään, mutta viikkojen ja kuukausien viettäminen tietojen käsittelyyn ja taulukoiden täsmäyttämiseen – jotka vanhentuvat pian konsolidoidun pääbudjetin julkaisemisen jälkeen – ei enää riitä.
Nykyaikainen edullinen ratkaisu:
- Lisätään budjettien ja ennusteiden laatimistiheyttä, jotta ne heijastavat muuttuvia liiketoimintaolosuhteita
- Tee päätöksiä ja suunnitelmia tietoon perustuvien oivallusten pohjalta vanhojen ja vanhentuneiden tietojen sijaan
- Muuta resurssien jakautumista vuoden aikana ja sitä, miten siinä otetaan huomioon reaaliaikaiset mahdollisuudet ja haasteet
Vinkki 2. Keskity liiketoiminnan kasvun ajureihin, älä kustannuskeskuksiin
Perinteisessä budjetoinnissa keskitytään resurssien kohdentamiseen kustannuspaikoille, mutta liiketoimintatavoitteet (esim. projektit, tuotteet, palvelulinjat) ovat monialaisia[1] ja liittyvät liiketoimintaprosesseihin alusta loppuun. Kohdentamalla resurssit projekteihin ja prosesseihin budjetit ja ennusteet kuvaavat koko yrityksen suorituskykyä kustannuspaikkakohtaisen suorituskyvyn sijaan.
Nykyaikainen edullinen ratkaisu:
- Mahdollistetaan koko organisaatiolle pääsy raportteihin ja tietoihin, jotta jokaisella on mahdollisuus seurata projektien ja prosessien suorituskykyä
- Vertaa ennusteita projekti- ja prosessibudjetteihin, jotta vältytään sekaannuksilta kilpailevien osastojen välillä
- Tarjota reaaliaikaista tietoa, joka antaa tarvittavat näkemykset ja tukee parempaa päätöksentekoa organisaation kaikilla tasoilla
Vinkki 3. Laadi liukuvia ennusteita
Markkinatilanteen vaihtelu tekee tarkkojen ennusteiden laatimisesta entistäkin haastavampaa. Jatkuvasti päivitettävät talousennusteet auttavat varojen hallinnassa ja antavat käsityksen liiketoiminnan tuloksista käyttämällä aikahorisontteja, jotka vastaavat yrityksesi liiketoiminnan vauhtia.
Nykyaikainen edullinen ratkaisu:
- Laadi jatkuvasti päivitettäviä talousennusteita, joissa otetaan huomioon markkinatilanteen reaaliaikaiset muutokset
- Ota käyttöön itsepalveluraportointi, jotta kaikki organisaation jäsenet voivat mitata suorituskykyään koko yritystä koskevien KPI-mittareiden perusteella
- Autetaan kaikkia ymmärtämään resurssien kohdentamispäätösten jatkovaikutukset
Vinkki 4. Katso eteenpäin, älä taaksepäin
Suurin osa budjeteista ja ennusteista on vanhentunut jo ennen kuin painat ”julkaise”-painiketta tai pian sen jälkeen. Joitakin tekijöitä on mahdotonta ottaa huomioon (luonnonkatastrofit, toimitusketjujen katkeamiset, työseisaukset). Perinteisen budjetoinnin taustapeililähestymistapa (viime vuoden toteutuneet luvut muodostavat tämän vuoden budjetit) ei pysy nykyaikaisen liiketoiminnan vauhdissa. Katso eteenpäin.
Nykyaikainen edullinen ratkaisu:
- Reagoida nopeammin markkinatilanteen muutoksiin reaaliaikaisen pääsyn avulla talouslukuihin
- Muuta vanhentuneita budjetteja ja ennusteita muutosten myötä
- Siirrä johtamiskeskustelut kohti oivalluksia, suunnittelua ja toimintaa sen sijaan, että budjettia käytettäisiin kustannusten hallintakeinona
Vinkki 5. Käytä työhön sopivia työkaluja
Nykypäivän liiketoiminnan vauhtia vastaavan budjetointiprosessin luominen edellyttää kattavaa, yhteistyöhön perustuvaa ja jatkuvaa suunnittelualustaa – sellaista, joka tarjoaa vankat ja helppokäyttöiset raportointi- ja mallinnusominaisuudet, hallintapaneelit, jotka antavat kattavan kuvan yrityksen kokonaistuloksesta, sekä automatisoidut työkalut, jotka tehostavat budjetointi- ja ennustamisprosesseja.
Nykyaikainen edullinen ratkaisu:
- Mahdollistetaan kattava suunnittelu, jossa koko organisaation kaikkien osapuolten prioriteetit ja toimet sovitetaan yhteen yhteisten avainmittareiden (KPI) pohjalta
- Luo yhteistyömahdollisuuksia antamalla kaikille pääsy tarvitsemiinsa ja ansaitsemiinsa tietoihin
- Sopeuta ja päivitä budjetteja ja ennusteita jatkuvasti, jotta pystyt reagoimaan markkinatilanteen vaihteluihin reaaliajassa
Älä anna perinteisen budjetoinnin lukita sinua vanhentuneisiin oletuksiin ja kiinteisiin tavoitteisiin. Jotkut johtajat pitävät tilikauden budjettia eräänlaisena ”sopimuksena”, jonka kahleista he eivät pääse irti, jotta he voisivat minimoida epäsuotuisat poikkeamat kustannuspaikan budjetoiduista kuluista. Tämä lyhyen aikavälin näkökulma vaarantaa pidemmän aikavälin näkemyksen. Nykyaikainen FP&A-ammattilainen tietää totuuden: budjettien ja ennusteiden sovittaminen kattaviin suunnitelmiin luo pohjan ennakoivalle suunnittelulle reaktiivisen sijaan – mikä on merkittävä strateginen etu nykypäivän erittäin kilpailuvaltaisessa ympäristössä.
Tämä blogikirjoitus julkaistiin alun perin Workday Adaptive Planning -blogissa.
e-kirja: 5 vaihetta liiketoiminnan siirtämiseen liukuvien ennusteiden käyttöön
Tässä e-kirjassa saat vinkkejä ja neuvoja liukuvien ennusteidenkäyttöönottamisesta liiketoiminnassasi
