Traditionell budgetering är helt enkelt för långsam och för stel för att kunna hålla jämna steg med dagens snabbt föränderliga marknadsförhållanden. Covid-19 har skapat stor volatilitet, komplexitet och osäkerhet inför framtiden. Den tiden är förbi då budgetar kunde fastställas en gång för alla – knutna till en bestämd tidpunkt och alltför oflexibla för att kunna anpassas till affärsmöjligheter och utmaningar som ständigt förändras.
I dagens omvälvande värld kan ett nystartat företag vara igång och gå med vinst redan efter tre månader och därmed utmana sina konkurrenter. Tänk till exempel på Uber och Airbnb. Om det tar ditt företag nästan lika lång tid att ta fram en årsbudget kommer det att bli extremt svårt att hålla de nya aktörerna borta eller hänga med dina etablerade konkurrenter.
Lösningen? En flexibel och kontinuerlig budgeterings- och prognosprocess som hjälper dig att förutse förändringar och fokusera på resultat snarare än på insatser. Rullande finansiella prognoser har blivit en värdefull planeringsmetod som kompletterar den årliga budgeten.
Här är fem tips för att modernisera din budgetprocess:
Tips 1. Säg nej till ”en gång och sedan är det slut”
Nu mer än någonsin har budget siffrorna vid räkenskapsårets slut i december ofta mycket lite att göra med verkligheten i juli – vilket kräver mer strömlinjeformade, exakta och flexibla budgetar och prognoser. Den årliga budgeteringen kommer inte att försvinna, men att lägga veckor och månader på att bearbeta data och stämma av kalkylblad som snart efter publiceringen av den konsoliderade huvudbudgeten redan är inaktuella räcker inte längre.
En modern och prisvärd lösning:
- Öka frekvensen för budgetar och prognoser för att återspegla förändrade affärsförhållanden
- Fatta beslut och lägg upp planer utifrån datastödda insikter snarare än gammal och inaktuell information
- Ändra hur resurserna fördelas under året och hur man tar hänsyn till möjligheter och utmaningar i realtid
Tips 2. Fokusera på affärsmässiga drivkrafter, inte på kostnadsställen
Traditionell budgetering fokuserar på att fördela resurser till kostnadsställen, men affärsmålen (t.ex. projekt, produkter, tjänsteområden) är tvärfunktionella[1] och omfattar affärsprocesser från början till slut. Genom att tilldela resurser till projekt och processer återspeglar budgetar och prognoser resultatet på företagsnivå snarare än resultatet för enskilda kostnadsställen.
En modern och prisvärd lösning:
- Möjliggöra organisationsomfattande åtkomst till rapporter och data så att alla får insyn i resultatet på projekt- och processnivå
- Jämför prognoserna med projekt- och processbudgetarna för att undvika missförstånd mellan konkurrerande avdelningar
- Tillhandahålla information i realtid för att ge de insikter som behövs för att stödja bättre beslutsfattande på alla nivåer inom organisationen
Tips 3. Skapa rullande prognoser
Mer än någonsin tidigare gör de föränderliga marknadsförhållandena det extremt svårt att göra träffsäkra prognoser. Rullande finansiella prognoser underlättar hanteringen av likvida medel och ger en tydlig bild av verksamhetens resultat genom att använda tidshorisonter som speglar takten i er verksamhet.
En modern och prisvärd lösning:
- Skapa löpande finansiella prognoser som tar hänsyn till förändringar i marknadsförhållandena i realtid
- Aktivera självbetjäningsrapportering så att alla inom organisationen kan mäta sina resultat mot företagsövergripande nyckeltal
- Hjälpa alla att förstå de efterföljande effekterna av sina beslut om resursfördelning
Tips 4. Se framåt, inte bakåt
De flesta budgetar och prognoser är redan inaktuella innan man trycker på ”publicera” eller strax därefter. Och vissa faktorer är omöjliga att ta hänsyn till (naturkatastrofer, störningar i leveranskedjorna, arbetsnedläggningar). Den bakåtblickande inriktningen hos traditionell budgetering (förra årets faktiska siffror ligger till grund för årets budgetar) hinner inte med i den moderna affärsvärldens tempo. Titta istället framåt.
En modern och prisvärd lösning:
- Reagera snabbare på förändringar i marknadsförhållandena med tillgång till finansiella uppgifter i realtid
- Anpassa föråldrade budgetar och prognoser i takt med att förändringar inträffar
- Låt ledningsdiskussionerna handla om insikter, planering och åtgärder, istället för att använda budgeten som ett verktyg för kostnadskontroll
Tips 5. Använd rätt verktyg för uppgiften
För att skapa en budgetprocess som håller jämna steg med dagens affärstakt krävs en heltäckande, samarbetsinriktad och kontinuerlig planeringsplattform – en plattform som erbjuder robusta och lättillgängliga rapporterings- och modelleringsfunktioner, översiktspaneler som ger inblick i företagets totala resultat samt automatiserade verktyg som effektiviserar budgeterings- och prognosprocesserna.
En modern och prisvärd lösning:
- Möjliggöra en heltäckande planering som samordnar prioriteringar och åtgärder för alla inom organisationen utifrån gemensamma nyckeltal
- Skapa möjligheter till samarbete genom att ge alla tillgång till den information de behöver och förtjänar
- Justera och uppdatera budgetar och prognoser löpande så att du kan hantera volatila marknadsförhållanden i realtid
Låt inte traditionell budgetering låsa fast dig i föråldrade antaganden och fasta mål. Vissa chefer ser budgeten för räkenskapsåret som ett ”kontrakt” med bojor som de inte kan ta sig ur för att minimera ogynnsamma avvikelser från de tilldelade budgetutgifterna för kostnadsstället. Detta kortsiktiga fokus äventyrar det långsiktiga perspektivet. Den moderna FP&A-experten känner till sanningen: Att anpassa budgetar och prognoser till övergripande planer lägger grunden för proaktiv snarare än reaktiv planering – en betydande strategisk fördel i dagens starkt konkurrensutsatta miljö.
Denna blogg publicerades ursprungligen på Workday Adaptive Planning-bloggen.
E-bok: 5 steg för att få ditt företag att börja använda rullande prognoser
I den här e-boken får du tips och råd om hur du kan integrera rullande prognoser i din verksamhet
