Traditionel budgetlægning er simpelthen for langsom og for stiv til at kunne følge med i dagens hurtigt skiftende markedsforhold. Covid-19 har skabt stor volatilitet, kompleksitet og usikkerhed om fremtiden. De tider er forbi, hvor man kunne nøjes med at udarbejde et budget én gang for alle – knyttet til et bestemt tidspunkt og alt for ufleksibelt til at kunne tilpasses de forretningsmuligheder og udfordringer, der konstant ændrer sig.
I dagens omvæltende verden kan en start-up være oppe at køre og give overskud på blot tre måneder og dermed udfordre sine konkurrenter. Tænk blot på Uber og Airbnb som eksempler. Hvis din virksomhed bruger næsten lige så lang tid på at udarbejde et årsbudget, vil det være yderst vanskeligt at holde de nye aktører stangen eller følge med de etablerede konkurrenter.
Løsningen? En fleksibel, løbende budgetterings- og prognoseproces, der hjælper dig med at forudse forandringer og fokusere på resultater frem for aktiviteter. Løbende økonomiske prognoser er ved at blive en værdifuld planlægningsmetode, der supplerer det årlige budget.
Her er fem tips til, hvordan du kan modernisere din budgetproces:
Tip 1. Sig nej til »one-and-done«
Nu mere end nogensinde før har budgettallene ved regnskabsårets afslutning i december ofte meget lidt at gøre med virkeligheden i juli – hvilket kræver mere strømlinede, præcise og fleksible budgetter og prognoser. Den årlige budgettering vil ikke forsvinde, men det er ikke længere acceptabelt at bruge uger og måneder på at behandle data og afstemme regneark, der allerede er forældede kort efter, at det samlede hovedbudget er offentliggjort.
Moderne budgetløsning:
- Øg hyppigheden af budgetter og prognoser, så de afspejler de skiftende forretningsforhold
- Træf beslutninger og læg planer på baggrund af datastøttede indsigter frem for gamle og forældede oplysninger
- Ændre den måde, hvorpå ressourcerne fordeles i løbet af året, og hvordan man inddrager muligheder og udfordringer i realtid
Tip 2. Fokuser på forretningsdrivende faktorer, ikke omkostningscentre
Traditionel budgettering fokuserer på at fordele ressourcer til omkostningscentre, men forretningsmål (f.eks. projekter, produkter, serviceområder) er tværfunktionelle[1] og omfatter forretningsprocesser fra start til slut. Ved at tildele ressourcer til projekter og processer afspejler budgetter og prognoser resultaterne på tværs af hele virksomheden i stedet for kun for de enkelte omkostningscentre.
Moderne budgetløsning:
- Giv adgang til rapporter og data på tværs af organisationen, så alle kan få et overblik over resultaterne på projekt- og procesniveau
- Sammenlign prognoserne med projekt- og procesbudgetterne for at undgå forvirring mellem konkurrerende afdelinger
- Levere oplysninger i realtid, der giver den nødvendige indsigt til at understøtte bedre beslutningstagning på alle niveauer i organisationen
Tip 3. Udarbejd rullende prognoser
De svingende markedsforhold gør det mere end nogensinde før yderst udfordrende at udarbejde præcise prognoser. Løbende økonomiske prognoser hjælper med at styre midlerne og giver et overblik over virksomhedens resultater ved hjælp af tidshorisonter, der afspejler tempoet i jeres virksomhed.
Moderne budgetløsning:
- Udarbejd løbende økonomiske prognoser, der tager højde for ændringer i markedsforholdene i realtid
- Aktivér selvbetjeningsrapportering, så alle i organisationen kan måle deres præstationer i forhold til de virksomhedsomspændende KPI’er
- Hjælp alle med at forstå de videre konsekvenser af deres beslutninger om ressourcefordeling
Tip 4. Se fremad, ikke tilbage
De fleste budgetter og prognoser er forældede, allerede inden man trykker på »udgiv«, eller kort tid derefter. Og visse faktorer er umulige at tage højde for (naturkatastrofer, afbrudte forsyningskæder, arbejdsnedlæggelser). Den bagudrettede tilgang i traditionel budgettering (sidste års faktiske tal danner grundlag for dette års budgetter) kan ikke følge med i den moderne forretningsverden. Se fremad.
Moderne budgetløsning:
- Reager hurtigere på ændringer i markedsforholdene med adgang til regnskabsdata i realtid
- Juster forældede budgetter og prognoser, når der sker ændringer
- Fokuser ledelsesdrøftelserne på indsigt, planlægning og handling i stedet for at bruge budgettet som et redskab til omkostningsstyring
Tip 5. Brug de rigtige værktøjer til opgaven
At skabe en budgetproces, der kan følge med i dagens forretningstempo, kræver en omfattende, samarbejdsbaseret og kontinuerlig planlægningsplatform – en platform, der giver dig solide og tilgængelige rapporterings- og modelleringsfunktioner, oversigtspaneler, der giver indsigt i virksomhedens samlede resultater, samt automatiserede værktøjer, der strømliner budgetterings- og prognoseprocesserne.
Moderne budgetløsning:
- Muliggør en helhedsorienteret planlægning, der samordner alle medarbejderes prioriteter og handlinger på tværs af organisationen ud fra fælles KPI’er
- Skab muligheder for samarbejde ved at give alle adgang til de data, de har brug for og fortjener
- Juster og opdater løbende budgetter og prognoser, så du kan håndtere ustabile markedsforhold i realtid
Lad ikke traditionel budgettering binde dig til forældede antagelser og faste mål. Nogle ledere betragter regnskabsårets budget som en »kontrakt« med håndjern, som de ikke kan slippe ud af, for at minimere ugunstige afvigelser fra de tildelte budgetudgifter til deres omkostningscenter. Dette kortsigtede fokus bringer det langsigtede perspektiv i fare. Den moderne FP&A-ekspert kender sandheden: At afstemme budgetter og prognoser med omfattende planer lægger grundlaget for proaktiv frem for reaktiv planlægning – en væsentlig strategisk fordel i dagens stærkt konkurrenceprægede miljø.
Denne blog blev oprindeligt offentliggjort på Workday Adaptive Planning-bloggen.
E-bog: 5 trin til at få din virksomhed til at tage rullende prognoser i brug
I denne e-bog får du tips og tricks til, hvordan du kan integrere rullende prognoser i din virksomhed
