Door Mark Bodger, directeur bij ICit Business Intelligence

Na meer dan twee decennia samen te hebben gewerkt met financiële teams, heb ik nog nooit een CFO ontmoet die het opstellen van de begroting echt leuk vindt. Wat ik wel ben tegengekomen, zijn bekwame, intelligente financiële leiders die het frustrerend vinden dat het opstellen van de begroting nog steeds te veel tijd in beslag neemt en dat de inzichten die het oplevert veel te laat komen om beslissingen nog te kunnen beïnvloeden.

In de beginjaren van het bedrijfsleven waren de meeste begrotingsprocessen afgestemd op een trager, voorspelbaarder wereld. Het bedrijfsleven is verder geëvolueerd, maar de manier waarop we begroten is dat niet.

Het probleem is niet de discipline

Veel organisaties beschouwen de begroting nog steeds als een jaarlijks terugkerend proces: een lange, uitputtende cyclus die uitmondt in een vaste reeks cijfers waarvan iedereen weet dat ze binnen enkele maanden al achterhaald zullen zijn. Naarmate de omstandigheden veranderen, blijft het aan de financiële afdeling over om afwijkingen te verklaren ten opzichte van aannames die niet langer de werkelijkheid weerspiegelen. Dit is niet altijd een tekortkoming in de controle of de nauwkeurigheid, maar eerder een tekortkoming in de opzet.

Moderne financiële teams moeten afstappen van statische, op een bepaald moment vastgelegde begrotingen en overstappen op doorlopende prognoses die meegroeien met het bedrijf. Door prognoses maandelijks of per kwartaal bij te werken, blijft de planning realistisch en geloofwaardig. Bovendien verschuift de focus daarmee van„Waarom zitten we buiten de begroting?“ naar„Wat moeten we nu doen?“

Inzicht komt van bestuurders, niet van debatten

Een andere veelvoorkomende tekortkoming is dat te veel prognoses zijn gebaseerd op meningen in plaats van op economische gegevens. Er worden lange vergaderingen besteed aan het onderhandelen over cijfers, in plaats van aan het achterhalen van de werkelijke factoren die de prestaties bepalen.

De meest effectieve planningsmodellen richten zich op de bepalende factoren: personeelsbestand, bezettingsgraad, prijs en volume, klantverloop, pijplijn, kostenstructuren en operationele capaciteit. Wanneer deze factoren veranderen, wordt de prognose automatisch bijgewerkt. De financiële afdeling hoeft de modellen niet meer opnieuw op te bouwen, maar kan zich richten op het interpreteren van de resultaten.

Dit is ook waar scenarioplanning echt van pas komt. In plaats van een paniekactie op het laatste moment worden scenario’s een normale gewoonte en een manier om snel van koers te veranderen, waardoor leidinggevenden de gevolgen van groei of kostendruk kunnen inschatten voordat beslissingen definitief worden vastgelegd.

Eén versie van de waarheid verandert alles

Als financiële teams hun tijd besteden aan het afstemmen van spreadsheets, zal de organisatie de cijfers nooit vertrouwen. Meerdere versies en eindeloze ‘definitieve’ bestanden ondermijnen het vertrouwen.

Eén enkele versie van de waarheid, met consistente structuren en definities, verandert onmiddellijk de hele toon van gesprekken. Wanneer iedereen met dezelfde gegevens werkt, kunnen discussies snel vooruitgang boeken en wordt de financiële afdeling een partner in plaats van een scheidsrechter.

Dit is waar moderne planningsplatforms zoals Workday Adaptive Planning het proces fundamenteel veranderen. Dankzij gecentraliseerde invoer, op drijfveren gebaseerde modellen, gecontroleerde toegang en volledige audittrajecten verlopen budgettering en prognoses als een samenhangend systeem in plaats van als een verzameling kwetsbare bestanden.

Geef Financiën de tijd om te doen waar het goed in is

Financiële teams hoeven niet te worden verbeterd, maar de tools waarmee ze werken wel. We zien maar al te vaak dat zeer bekwame FP&A-professionals onevenredig veel tijd besteden aan kopiëren, plakken, afstemmen en vervolgens het uitleggen van vertragingen. Bovendien is het werk dat weinig toegevoegde waarde biedt en de motivatie ondermijnt. Wanneer handmatig werk wordt weggenomen, gebeurt er iets krachtigs: de financiële afdeling krijgt haar echte taak weer terug.

Wilt u uw budgetteringsprocessen verbeteren?

Bij ICit Business Intelligence zien we keer op keer dat organisaties de inspanningen voor budgettering en prognoses met 50% of meer weten te verminderen wanneer ze hun planningsaanpak moderniseren. Die tijd wordt vervolgens opnieuw geïnvesteerd in analyse, kritische beoordeling en betere besluitvorming.

De komende drie tot vijf jaar zullen de meest succesvolle CFO’s niet degenen zijn die het beste met spreadsheets kunnen werken. Het zullen degenen zijn die het helderst kunnen denken. Die het snelst beslissingen nemen. En de leiders die hun teams voorzien van systemen die inspanning omzetten in inzicht.

Als het opstellen van een begroting nog steeds als een traag, moeizaam of politiek proces aanvoelt, dan is dat het teken. De oplossing ligt niet in meer inspanning, maar in een betere manier van plannen.

Als platina Workday Adaptive Planning-partnerhebben we honderden organisaties ondersteund bij hun transitie naar slimmere, meer strategische FP&A.  Als u klaar bent om uw FP&A-functie naar een hoger niveau te tillen neem dan contact met ons op 

Evenementen ter plaatse en live webinars

We organiseren diverse fysieke evenementen en live webinars, waar we onze inzichten op het gebied van planning en budgettering delen en de oplossingen van onze partners demonstreren. Bekijk het programma, ontdek wat er op het programma staat en schrijf je in voor een evenement. Bekijk evenementen