Af Mark Bodger, direktør hos ICit Business Intelligence

Efter mere end to årtier, hvor jeg har arbejdet tæt sammen med økonomiteams, har jeg endnu ikke mødt en økonomidirektør, der rent faktisk nyder budgetteringsprocessen. Derimod har jeg mødt dygtige, intelligente økonomiledere, der er frustrerede over, at budgetteringen stadig tager alt for lang tid og leverer indsigt alt for sent til at kunne påvirke beslutningerne.

I virksomhedens tidlige år var de fleste budgetteringsprocesser udformet med udgangspunkt i en langsommere og mere forudsigelig verden. Virksomheden har udviklet sig, men den måde, vi udarbejder budgetter på, har ikke fulgt med.

Problemet er ikke disciplin

Mange organisationer betragter stadig budgetteringen som en årlig begivenhed: en lang, udmattende cyklus, der munder ud i et fast sæt tal, som alle ved vil være forældede inden for få måneder. Når forholdene ændrer sig, står økonomiafdelingen tilbage med at skulle forklare afvigelser i forhold til antagelser, der ikke længere afspejler virkeligheden. Dette er ikke altid et udtryk for manglende kontrol eller grundighed, men snarere et problem med selve udformningen.

Moderne økonomiteams skal bevæge sig væk fra statiske budgetter, der kun afspejler en bestemt tidspunkt, og i stedet overgå til løbende prognoser, der udvikler sig i takt med virksomheden. Ved at opdatere prognoserne hver måned eller hvert kvartal sikres en realistisk og troværdig planlægning. Det flytter også fokus fra spørgsmålet»Hvorfor ligger vi uden for budgettet?« til»Hvad skal vi gøre nu?«

Indsigt kommer fra drivkræfterne, ikke fra debatter

En anden almindelig fejl er, at alt for mange prognoser bygger på meninger frem for økonomiske analyser. Man bruger lange møder på at forhandle om tal i stedet for at forstå, hvad der rent faktisk driver resultaterne.

De mest effektive planlægningsmodeller fokuserer på nøglefaktorer: medarbejderantal, udnyttelsesgrad, pris og volumen, kundeafgang, salgspipeline, omkostningsstrukturer og driftskapacitet. Når disse nøglefaktorer ændrer sig, opdateres prognosen automatisk. Økonomiafdelingen holder op med at genopbygge modeller og begynder i stedet at fortolke resultaterne.

Det er også her, at scenarieplanlægning virkelig kommer til sin ret. I stedet for at være en panikøvelse i sidste øjeblik bliver scenarier en fast vane og hurtige tilpasninger, der giver ledere mulighed for at se konsekvenserne af vækst eller omkostningspres, inden beslutningerne bliver endelige.

Én version af sandheden ændrer alt

Hvis økonomiafdelingerne bruger al deres tid på at afstemme regneark, vil organisationen aldrig have tillid til tallene. Flere forskellige versioner og endeløse »endelige« filer undergraver tilliden.

En fælles version af sandheden, med ensartede strukturer og definitioner, ændrer straks hele tonen i samtalerne. Når alle arbejder ud fra de samme data, kan drøftelserne skride hurtigt frem, og økonomiafdelingen bliver en samarbejdspartner i stedet for en mægler.

Det er her, at moderne planlægningsplatforme som Workday Adaptive Planning ændrer processen i grunden. Centraliserede indtastninger, drivkraftbaserede modeller, kontrolleret adgang og fuldstændige revisionsspor gør det muligt at gennemføre budgettering og prognoser som et samlet system i stedet for en samling af ustabile filer.

Giv finansministeriet tid til at gøre det, det er godt til

Finansafdelingerne har ikke brug for en omlægning, men det har de værktøjer, de arbejder med. Alt for ofte ser vi dygtige FP&A-medarbejdere bruge uforholdsmæssigt meget tid på at kopiere, indsætte, afstemme og efterfølgende forklare forsinkelser. Desuden er det arbejde, der tilfører ringe værdi og undergraver motivationen. Når den manuelle arbejdsbyrde fjernes, sker der noget bemærkelsesværdigt: finansafdelingen får sit egentlige arbejde tilbage.

Vil du gerne forbedre dine budgetteringsprocesser?

Hos ICit Business Intelligence ser vi gang på gang, at virksomheder reducerer deres indsats inden for budgettering og prognoser med 50 % eller mere, når de moderniserer deres planlægningsmetode. Den sparede tid kan derefter bruges på analyse, kritisk gennemgang og bedre beslutningstagning.

I løbet af de næste tre til fem år vil de mest succesrige økonomidirektører ikke være dem, der er bedst til at opstille regneark. Det vil derimod være dem, der tænker mest klart. Dem, der træffer beslutninger hurtigst. Og de ledere, der udstyrer deres teams med systemer, der omdanner indsats til indsigt.

Hvis budgetlægningen stadig føles langsom, besværlig eller politisk, er det netop det signal. Løsningen ligger ikke i at gøre en større indsats. Det handler om en bedre måde at planlægge på.

Som platin- Workday Adaptive Planning-partnerhar vi hjulpet hundredvis af organisationer på deres vej mod en smartere og mere strategisk FP&A.  Hvis du er klar til at løfte din FP&A-funktion så kontakt os 

Fysiske arrangementer og live-webinarer

Vi afholder en række fysiske arrangementer og live-webinarer, hvor vi deler vores viden om planlægning og budgettering og demonstrerer vores partneres løsninger. Se programmet, find ud af, hvad der er på programmet, og tilmeld dig et arrangement. Se arrangementer