Traditionele budgettering is simpelweg te traag en te star om gelijke tred te houden met de snel veranderende marktomstandigheden van vandaag. Covid-19 heeft gezorgd voor grote volatiliteit, complexiteit en onzekerheid over de toekomst. De tijd dat budgetten eenmalig konden worden vastgesteld – gekoppeld aan een vast tijdstip en te inflexibel om in te spelen op voortdurend veranderende zakelijke kansen en uitdagingen – is voorbij.
In de huidige, door disruptieve veranderingen gekenmerkte wereld kan een start-up binnen drie maanden operationeel en winstgevend zijn en de concurrentie op zijn kop zetten. Neem bijvoorbeeld Uber en Airbnb. Als uw bedrijf er bijna net zo lang over doet om een jaarbegroting op te stellen, zal het uiterst moeilijk zijn om de nieuwkomers van zich af te houden of gelijke tred te houden met uw gevestigde concurrenten.
De oplossing? Een flexibel, doorlopend budgetterings- en prognoseproces waarmee u kunt anticiperen op veranderingen en u kunt richten op resultaten in plaats van op output. Doorlopende financiële prognoses ontpoppen zich als een waardevolle planningsmethode ter aanvulling op de jaarlijkse begroting.
Hier volgen vijf tips om uw begrotingsproces te moderniseren:
Tip 1. Zeg gewoon nee tegen ‘one-and-done’
Meer dan ooit tevoren wijken de begrotingscijfers aan het einde van het boekjaar in december vaak sterk af van de werkelijke situatie in juli — waardoor er behoefte is aan gestroomlijndere, nauwkeurigere en flexibeler begrotingen en prognoses. Jaarlijkse begrotingsopstelling zal niet verdwijnen, maar het is niet langer acceptabel om weken en maanden te besteden aan het verwerken van gegevens en het afstemmen van spreadsheets die al snel na de publicatie van de geconsolideerde hoofdbegroting verouderd zijn.
Moderne, voordelige oplossing:
- Verhoog de frequentie van begrotingen en prognoses om rekening te houden met veranderende bedrijfsomstandigheden
- Neem beslissingen en maak plannen op basis van door gegevens onderbouwde inzichten in plaats van verouderde informatie
- Pas de manier aan waarop middelen gedurende het jaar worden toegewezen en hoe daarbij rekening wordt gehouden met realtime kansen en uitdagingen
Tip 2. Richt je op bedrijfsdrijfveren, niet op kostenposten
Bij traditionele budgettering ligt de nadruk op het toewijzen van middelen aan kostenplaatsen, maar bedrijfsdoelstellingen (bijvoorbeeld projecten, producten, dienstverleningslijnen) zijn functieoverschrijdend[1] en maken deel uit van end-to-end bedrijfsprocessen. Door middelen toe te wijzen aan projecten en processen, geven budgetten en prognoses een beeld van de bedrijfsbrede prestaties in plaats van de prestaties per kostenplaats.
Moderne, voordelige oplossing:
- Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot rapporten en gegevens, zodat iedereen inzicht krijgt in de prestaties op project- en procesniveau
- Vergelijk de prognoses met de project- en procesbegrotingen om onduidelijkheden tussen concurrerende afdelingen weg te nemen
- Real-time informatie verstrekken om de nodige inzichten te verkrijgen ter ondersteuning van een betere besluitvorming op alle niveaus van de organisatie
Tip 3. Maak doorlopende prognoses
Door de wisselende marktomstandigheden is het nu meer dan ooit een enorme uitdaging om nauwkeurige prognoses op te stellen. Doorlopende financiële prognoses helpen bij het beheer van financiële middelen en bieden inzicht in de bedrijfsprestaties aan de hand van tijdshorizonten die aansluiten bij het tempo van uw bedrijf.
Moderne, voordelige oplossing:
- Stel doorlopende financiële prognoses op die rekening houden met realtime veranderingen in de marktomstandigheden
- Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie zelf rapporten kan genereren, zodat iedereen zijn of haar prestaties kan afzetten tegen bedrijfsbrede KPI’s
- Zorg ervoor dat iedereen inzicht krijgt in de gevolgen op langere termijn van zijn of haar beslissingen over de toewijzing van middelen
Tip 4. Kijk vooruit, niet achterom
De meeste begrotingen en prognoses zijn al achterhaald voordat je op ‘publiceren’ klikt, of kort daarna. En met sommige factoren kun je simpelweg geen rekening houden (natuurrampen, verstoorde toeleveringsketens, werkonderbrekingen). De achteruitkijkspiegelbenadering van traditionele begrotingsopstelling (de werkelijke cijfers van vorig jaar vormen de basis voor de begrotingen van dit jaar) kan de snelheid van het moderne bedrijfsleven niet bijhouden. Kijk door de voorruit.
Moderne, voordelige oplossing:
- Reageer sneller op veranderingen in de marktomstandigheden dankzij realtime toegang tot financiële gegevens
- Pas verouderde begrotingen en prognoses aan naarmate er veranderingen optreden
- Richt de discussies binnen het management op inzichten, planning en actie, in plaats van de begroting te gebruiken als een mechanisme voor kostenbeheersing
Tip 5. Gebruik het juiste gereedschap voor de klus
Om een begrotingsproces op te zetten dat gelijke tred houdt met het tempo van het hedendaagse bedrijfsleven, is een uitgebreid, op samenwerking gericht en continu werkend planningsplatform nodig – een platform dat u robuuste, toegankelijke rapportage- en modelleringsmogelijkheden biedt; dashboards die inzicht geven in de algehele bedrijfsprestaties; en geautomatiseerde tools die de begrotings- en prognoseprocessen stroomlijnen.
Moderne, voordelige oplossing:
- Zorg voor een alomvattende planning die de prioriteiten en acties van iedereen binnen de organisatie afstemt op gemeenschappelijke KPI’s
- Creëer mogelijkheden voor samenwerking door iedereen toegang te geven tot de gegevens die ze nodig hebben en verdienen
- Pas budgetten en prognoses voortdurend aan en werk ze bij, zodat u in realtime kunt inspelen op schommelende marktomstandigheden
Laat je door traditionele budgettering niet vastpinnen op achterhaalde aannames en starre doelstellingen. Sommige managers beschouwen het begrotingsjaar als een ‘contract’ met boeien waar ze niet uit kunnen komen, om ongunstige afwijkingen van de toegewezen uitgaven voor hun kostenplaats tot een minimum te beperken. Deze kortetermijnfocus brengt het langetermijnperspectief in gevaar. De moderne FP&A-professional weet hoe het zit: het afstemmen van budgetten en prognoses op uitgebreide plannen legt de basis voor proactieve in plaats van reactieve planning – een aanzienlijk strategisch voordeel in de huidige, zeer competitieve omgeving.
Deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd op de Workday Adaptive Planning-blog.
e-boek: 5 stappen om je bedrijf vertrouwd te maken met doorlopende prognoses
In dit e-boek ontdek je tips en trucs om doorlopende prognoses in je bedrijf te integreren
