Die traditionelle Budgetierung ist einfach zu langsam und zu starr, um mit den sich heute rasant verändernden Marktbedingungen Schritt zu halten. Covid-19 hat zu großer Volatilität, Komplexität und Unsicherheit hinsichtlich der Zukunft geführt. Vorbei sind die Zeiten, in denen Budgets einmalig festgelegt werden konnten – an einen festen Zeitpunkt gebunden und zu unflexibel, um sich an ständig wechselnde geschäftliche Chancen und Herausforderungen anzupassen.
In der heutigen, von Umbrüchen geprägten Welt kann ein Start-up innerhalb von drei Monaten den Betrieb aufnehmen, Gewinne erzielen und seine Konkurrenten aus dem Markt drängen. Denken Sie beispielsweise an Uber und Airbnb. Wenn Ihr Unternehmen fast genauso lange braucht, um einen Jahreshaushalt aufzustellen, wird es äußerst schwierig sein, sich gegen die Newcomer zu behaupten oder mit Ihren etablierten Konkurrenten Schritt zu halten.
Die Lösung? Ein flexibler, kontinuierlicher Budgetierungs- und Prognoseprozess, der Ihnen hilft, Veränderungen zu antizipieren und den Fokus auf Ergebnisse statt auf Output zu legen. Rollierende Finanzprognosen entwickeln sich zunehmend zu einer wertvollen Planungsmethode, die das Jahresbudget ergänzt.
Hier sind fünf Tipps zur Modernisierung Ihres Haushaltsplanungsprozesses:
Tipp 1: Sag einfach „Nein“ zu „One-and-Done“
Mehr denn je weichen die Haushaltszahlen zum Geschäftsjahresende im Dezember oft stark von den tatsächlichen Gegebenheiten im Juli ab – was effizientere, genauere und anpassungsfähigere Haushalte und Prognosen erfordert. Die jährliche Haushaltsplanung wird zwar nicht verschwinden, aber es reicht nicht mehr aus, Wochen und Monate damit zu verbringen, Daten zu verarbeiten und Tabellen abzugleichen, die schon kurz nach der Veröffentlichung des konsolidierten Gesamthaushaltsplans veraltet sind.
Moderne, kostengünstige Lösung:
- Erhöhen Sie die Häufigkeit der Budget- und Prognoseerstellungen, um den sich ändernden Geschäftsbedingungen Rechnung zu tragen
- Treffen Sie Entscheidungen und erstellen Sie Pläne auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse statt auf der Grundlage veralteter Informationen
- Ändern Sie die Art und Weise, wie Ressourcen über das Jahr verteilt werden, und wie dabei Chancen und Herausforderungen in Echtzeit berücksichtigt werden
Tipp 2. Konzentrieren Sie sich auf Geschäftsfaktoren, nicht auf Kostenstellen
Bei der traditionellen Budgetierung liegt der Schwerpunkt auf der Zuweisung von Ressourcen zu Kostenstellen, doch Geschäftsziele (z. B. Projekte, Produkte, Dienstleistungsbereiche) sind funktionsübergreifend[1] und erstrecken sich über durchgängige Geschäftsprozesse. Durch die Zuweisung von Ressourcen zu Projekten und Prozessen spiegeln Budgets und Prognosen die unternehmensweite Leistung wider und nicht nur die Leistung einzelner Kostenstellen.
Moderne, kostengünstige Lösung:
- Ermöglichen Sie den unternehmensweiten Zugriff auf Berichte und Daten, sodass jeder Einblick in die Leistung auf Projekt- und Prozessebene erhält
- Die Prognosen mit den Projekt- und Prozessbudgets abgleichen, um Unklarheiten zwischen konkurrierenden Abteilungen zu beseitigen
- Bereitstellung von Echtzeitinformationen, um die erforderlichen Erkenntnisse zu gewinnen und so eine bessere Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation zu unterstützen
Tipp 3. Erstellen Sie rollierende Prognosen
Mehr denn je erschweren schwankende Marktbedingungen die Erstellung präziser Prognosen. Fortlaufende Finanzprognosen unterstützen die Mittelverwaltung und bieten Einblick in die Geschäftsentwicklung – und zwar anhand von Zeithorizonten, die dem Tempo Ihres Unternehmens entsprechen.
Moderne, kostengünstige Lösung:
- Erstellen Sie fortlaufende Finanzprognosen, die Echtzeit-Veränderungen der Marktbedingungen berücksichtigen
- Richten Sie die Selbstbedienungs-Berichterstellung ein, damit jeder im Unternehmen seine Leistung anhand unternehmensweiter KPIs messen kann
- Allen helfen, die Folgewirkungen ihrer Entscheidungen zur Ressourcenverteilung zu verstehen
Tipp 4. Schau nach vorne, nicht zurück
Die meisten Budgets und Prognosen sind bereits veraltet, bevor man auf „Veröffentlichen“ klickt – oder kurz danach. Und manche Faktoren lassen sich gar nicht berücksichtigen (Naturkatastrophen, Unterbrechungen der Lieferketten, Arbeitsniederlegungen). Die rückwärtsgewandte Herangehensweise der traditionellen Budgetierung (die Ist-Zahlen des Vorjahres bilden die Grundlage für die Budgets des laufenden Jahres) kann mit dem Tempo der modernen Geschäftswelt nicht Schritt halten. Schauen Sie nach vorne.
Moderne, kostengünstige Lösung:
- Reagieren Sie schneller auf Veränderungen der Marktbedingungen – dank Echtzeit-Zugriff auf Finanzdaten
- Passen Sie veraltete Budgets und Prognosen an, sobald sich Änderungen ergeben
- Die Diskussionen in der Führungsetage sollten sich mehr auf Erkenntnisse, Planung und Maßnahmen konzentrieren, anstatt das Budget als Instrument zur Kostenkontrolle zu nutzen
Tipp 5. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe
Um einen Budgetierungsprozess zu schaffen, der mit dem Tempo der heutigen Geschäftswelt Schritt hält, bedarf es einer umfassenden, kollaborativen und kontinuierlichen Planungsplattform – einer Plattform, die Ihnen leistungsstarke, leicht zugängliche Berichts- und Modellierungsfunktionen bietet, Dashboards, die Einblick in die Gesamtleistung des Unternehmens gewähren, sowie automatisierte Tools, die die Budgetierungs- und Prognoseprozesse optimieren.
Moderne, kostengünstige Lösung:
- Ermöglichen Sie eine umfassende Planung, die die Prioritäten und Maßnahmen aller Mitarbeiter im gesamten Unternehmen an gemeinsamen KPIs ausrichtet
- Schaffen Sie Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, indem Sie allen den Zugriff auf die Daten gewähren, die sie benötigen und verdienen
- Passen Sie Budgets und Prognosen kontinuierlich an und aktualisieren Sie sie, damit Sie in Echtzeit auf volatile Marktbedingungen reagieren können
Lassen Sie sich durch traditionelle Budgetierung nicht auf veraltete Annahmen und starre Ziele festlegen. Manche Manager betrachten das Geschäftsjahresbudget als einen „Vertrag“ mit Fesseln, aus dem sie nicht ausbrechen können, um ungünstige Abweichungen von den zugewiesenen Budgetausgaben ihrer Kostenstelle zu minimieren. Diese kurzfristige Ausrichtung gefährdet die längerfristige Perspektive. Der moderne FP&A-Experte kennt die Wahrheit: Die Abstimmung von Budgets und Prognosen auf umfassende Pläne schafft die Grundlage für proaktive statt reaktive Planung – ein bedeutender strategischer Vorteil im heutigen, von starkem Wettbewerb geprägten Umfeld.
Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich auf dem Workday Adaptive Planning-Blog veröffentlicht.
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