Wellcome Sanger Institute

Effektive prognoser og bedre overblik hjælper instituttet med at træffe vigtige beslutninger om verdensførende COVID-19-forskning

Wellcome Sanger Institute er et almennyttigt forskningsinstitut inden for genomforskning og biodata med base i Cambridgeshire. Dets verdensførende forskning bidrager til at fremme den videnskabelige forståelse inden for vigtige områder som kræft, malaria og diabetes. Instituttet leverede i 2004 det største enkeltbidrag til den såkaldte »guldstandard«-sekvens af det menneskelige genom, hvilket udgjorde en milepæl inden for biomedicinsk forskning. På det seneste har instituttet spillet en central rolle i Storbritanniens kamp mod COVID-19 ved at spore nye varianter i landet.

Forretningsmæssig udfordring

Vores Excel-modeller var ufleksible, kunne ikke håndtere avancerede prognoser og medførte risiko for menneskelige fejl som følge af manuelle processer. Brugerne havde svært ved at opretholde produktiviteten med flere forskellige versioner af regnearkene.

Transformation

Instituttet har indført en fælles platform, der understøtter scenarieplanlægning og prognoser for dets videnskabelige platforme, medarbejdernes lønninger og fordelingen af ejendomme.

Forretningsmæssige fordele

En central platform sparer tid i forbindelse med budgettering og planlægning
Gør adgangen til effektive planlægningsværktøjer tilgængelig for alle budgetansvarlige
Scenarieplanlægning skaber større fleksibilitet

En historie om en forretningsmæssig udfordring

Excel var ikke længere egnet til formået
Som chef for Commercial Finance ved Wellcome Sanger Institute er Allen Swann en del af et 25-mand stort team, der har til opgave at varetage regnskab, planlægning og rapportering. I løbet af de seneste fem år er både teamets størrelse samt processernes omfang og kompleksitet imidlertid vokset – fra én årlig budgetcyklus til kvartalsvise prognoser. At udføre dette manuelt i Excel var ikke længere holdbart af flere årsager, siger han.

En del af udfordringen handlede om menneskelige fejl. »Vi var afhængige af Excel-modeller med utallige formler. En enkelt fejl i en formel betød, at tingene gik galt, og det skete ofte,« forklarer Swann.

Et andet problem var Excels manglende fleksibilitet, når man skulle udarbejde prognoserapporter. Selvom systemet kunne håndtere en vis »ret sofistikeret rapportering«, brød det sammen, hvis brugerne ønskede at ændre de underliggende forudsætninger, såsom stigninger i lønninger eller inflationsrater. Problemet blev yderligere forværret af, at teamene arbejdede med flere Excel-kopier, der var gemt forskellige steder, hvilket gjorde det vanskeligt at finde det rigtige regneark og den rigtige version.

»Det tog mange mennesker meget lang tid at gennemgå regnearkene, og systemet var ufleksibelt, når dataene først var indtastet. Den regnearksbaserede løsning, vi havde opbygget, var ved at knage, og den var ikke længere egnet til den omfang af driften og den hyppighed af prognoser, vi leverede,« argumenterer Swann.

»Vi ønskede at indføre et system, der kunne standardisere processerne, forbedre kontrollen og sikre, at der var én enkelt pålidelig kilde, hvor alle disse formler og beregninger blev opbevaret.«

En historie om forvandling

Merværdi under implementeringen
I sidste ende valgte Wellcome Sanger Institute Workday Adaptive Planning for at opnå større gennemsigtighed og fleksibilitet i den finansielle planlægning. Hele implementeringsprocessen tog seks måneder fra start til slut og blev afsluttet i februar 2021, hvor ICits tekniske eksperter bidrog med enorm merværdi ved at vise Swann og teamet, hvordan de kunne få mest muligt ud af produktet. Nu høster Sanger frugterne af dette arbejde.

»ICit var meget tålmodige med os. De tog sig den tid, der skulle til, for at gennemgå hver enkelt proces, hvert modul og hver enkelt opgave i udarbejdelsen af hvert budgetark for at forklare os, hvordan det fungerede, og hvad vi skulle gøre for at opbygge det,« siger Swann. »Men den tid har båret frugt, og seks måneder senere er vores medarbejdere i stand til at klare det selv.«

Instituttet implementerede Workday Adaptive Planning i en to-faset proces: Først var det økonomiafdelingen, der gennemførte budgetlægningsprocesserne på den nye platform, og derefter blev budgetansvarlige opfordret til selv at indtaste data.

Budgetteringsprocesserne har medført fordele på tre centrale områder:

Det første modul omhandler ændringer i instituttets videnskabelige platforme: dets sekventeringsplatform, IT-analyseplatform og andre systemer. Disse er helt centrale for instituttets arbejde inden for den nyeste forskning i genomforskning, og derfor havde økonomiteamet brug for en løsning, der kunne sikre, at omkostningerne til disse platforme blev fordelt på de enkelte forskningsprogrammer på en automatiseret og fejlfri måde.
Det andet modul vedrører medarbejdernes lønninger: Workday Adaptive Planning er integreret med Wellcome Sangers HR-system, så det automatisk kan hente data om medarbejderne – f.eks. hvornår deres kontrakter udløber – hvilket muliggør en mere problemfri prognoseudarbejdelse.
Det tredje punkt er fordelingen af ejendomsomkostningerne – det vil sige, at man tager alle omkostningerne ved forvaltningen af instituttets ejendomme og fordeler dem på lejerne ved hjælp af formler og fordelingsnøgler.

Resultatoversigt

En fælles version af sandheden på tværs af organisationen
Workday Adaptive Planning -løsningen har bidraget til at skabe den så nødvendige overskuelighed og gennemsigtighed i de finansielle data.

»Det første, vi fik ud af Workday Adaptive Planning , var en samlet platform, hvor alle data, alle beregninger og alle antagelser blev gemt ét sted,« forklarer Swann. »Enhver kunne gå ind i systemet, se beregningerne, se antagelserne og forstå, hvor de befandt sig. De vidste, hvilken version de kiggede på. Så mange af de problemer, vi havde med regneark, blev i praksis løst med det samme.«

Platformen har desuden skabt større ensartethed og sparet brugerne tid takket være problemfri automatisering. Fordelingen af formue var en »yderst tidskrævende opgave«, der kunne have taget to uger for et medlem af økonomiteamet at udføre i Excel. »Nu er alle disse formler indbygget i systemet, så det går stort set øjeblikkeligt,« siger Swann.

Workday Adaptive Planning har introduceret nye, kraftfulde funktioner, der skal fremme scenarieplanlægningen.

»Vi har for nylig foretaget nogle ændringer i vores budgetter på grund af stigningen i socialsikringsbidraget, og vi kunne på forhånd simulere forskellige scenarier for at se, hvilken indvirkning de ændrede satser ville have,« forklarer Swann. »Tidligere ville det have været en kæmpe opgave at gennemgå alle vores regneark og ændre alle personaleomkostningerne, men nu kunne vi pludselig klare det med et enkelt klik.«

Den måske mest betydningsfulde indsats i de seneste måneder har dog været at hjælpe instituttets øverste ledelse med at beregne, hvordan dets verdensførende arbejde med at overvåge nye COVID-19-varianter vil påvirke instituttets økonomi.

»Med alle disse ændringer i de videnskabelige aktiviteter i felten ændrede budgetterne sig nærmest hver dag. Økonomiteamet har støttet dette ved at udarbejde nye prognoser måned for måned. Det har vi aldrig før været i stand til at gøre så hurtigt,« forklarer Swann.

»Med » Workday Adaptive Planning « kan vi opdatere prognoserne langt hurtigere. Det er noget, ledelsen sætter enormt stor pris på, fordi det giver dem mulighed for at træffe beslutninger om, hvad de skal bruge pengene på, eller hvor de skal omfordele midlerne. Store beslutninger træffes på baggrund af vores evne til at opdatere prognoserne regelmæssigt.«

Er du klar til at høre mere?

Vi har hjulpet mange virksomheder i hele Storbritannien med at implementere en række funktioner inden for økonomisk planlægning og regnskab, som tilbydes af Workday Adaptive Planning inden for life science- og sundhedssektoren.

Vores team af specialister Workday-konsulenter kan drøfte netop dine forretningsbehov, rådgive dig om, hvordan du implementerer Workday Adaptive Planning i dine finansprocesser, og tilbyde uddannelse til de medarbejdere, der skal bruge softwaren i det daglige.

Kontakt os i dag

Hvis du vil vide mere om fordelene ved Workday Adaptive Planning eller har konkrete spørgsmål til, hvordan det kan forbedre dine nuværende løsninger inden for økonomistyring, er du velkommen til at kontakte os allerede i dag.

Kontakt os