Door Mark Bodger, directeur bij ICit Business Intelligence

Ik heb onlangs met een hoofd FP&A gesproken. Hun jaarlijkse planningscyclus duurt vier maanden.

Het team presteert goed. Ze zijn getalenteerd, bekwaam, ervaren en weten precies wat ‘goed’ inhoudt. Maar ze werken binnen een proces dat het vrijwel onmogelijk maakt om goede FP&A te leveren. Ze hebben meer dan 100 spreadsheets, eindeloze versies van bestanden en doorlopen vaak meerdere consolidatierondes. Tegen de tijd dat het plan wordt goedgekeurd, is het bedrijf alweer verder gegaan. 

In de financiële wereld bestaat de hardnekkige mythe dat lange planningscycli een teken zijn van grondigheid. Dat geldt: hoe meer tijd je besteedt aan het valideren, afstemmen en controleren, hoe beter het resultaat. In werkelijkheid is vaak het tegenovergestelde waar. Langdurige planningscycli zijn meestal een teken van kwetsbaarheid, met te veel overdrachten en te veel losstaande gegevensbronnen. Ook is er te weinig vertrouwen in de cijfers. Daardoor wordt het proces steeds uitgebreider om het grote aantal bestanden, beoordelingen en de benodigde tijd te compenseren.

De kosten hiervan zijn zowel operationeel als strategisch. Terwijl de financiële afdeling verstrikt raakt in processen, gaat het bedrijf gewoon door en worden er beslissingen genomen zonder dat men kan beschikken over tijdige inzichten. Daardoor gaan kansen voorbij voordat ze in modellen kunnen worden verwerkt, en komen risico’s te laat aan het licht om de uitkomsten nog te beïnvloeden.

Klinkt dit je bekend in de oren? De CEO vraagt om een scenario en moet daar een week op wachten. De raad van bestuur krijgt een statisch voorstel in een dynamische markt. De CFO besteedt meer tijd aan het uitleggen van vertragingen dan aan het uitstippelen van de koers.

Dit alles duidt niet op een gebrek aan bekwaamheid, maar wel op een systeem dat is geoptimaliseerd voor het genereren van cijfers in plaats van het onderbouwen van beslissingen. Dit betekent dat FP&A-teams nog steeds zijn opgezet volgens de eisen van vroeger.

Vroeger werd de financiële afdeling beoordeeld op nauwkeurigheid en controle. Tegenwoordig wordt er van haar verwacht dat ze snelheid, inzicht en vooruitziendheid biedt. Maar de onderliggende processen, en in veel gevallen ook de technologie, hebben deze ontwikkeling nog niet bijgehouden.

Op dit moment compenseren teams dit door complexere spreadsheets te maken en langere dagen te draaien. En geleidelijk aan gaat er een onevenredig groot deel van de tijd op aan het verzamelen en valideren van gegevens. Bij sommige teams is die verhouding inmiddels verschoven naar 70% gegevensbeheer en 30% analyse. Maar als je dit eenmaal aanpakt, is de verandering onmiddellijk merkbaar en ingrijpend.

We hebben gezien dat organisaties hun planningscycli met behulp van Workday Adaptive Planning hebben teruggebracht van vier maanden naar zes weken. Niet door het team te veranderen, maar door het proces opnieuw in te richten rond één enkele bron van waarheid, realtime inzicht en gestuurde workflows.

En wat verandert, is niet alleen de snelheid, maar ook de rol van FP&A zelf. De echte vraag is niet of je planningscyclus vier maanden duurt, maar wat je team zou kunnen doen als dat niet zo was.

  • Meer scenariomodellering.
  • Risico’s vroegtijdig herkennen.
  • Meer inzicht in groeifactoren.
  • Sterkere, meer strategische gesprekken met het management.

De teams die dit goed aanpakken, zijn niet per se van de ene op de andere dag bekwamer geworden, maar ze zijn wel gestopt met het baseren van hun planningsprocessen op infrastructuur die nooit voor planning was ontworpen.

Met andere woorden: het werk waarvoor FP&A altijd al bedoeld was.

Neem contact met ons op als u met het team van ICit Business Intelligence wilt spreken