Av Mark Bodger, direktör vid ICit Business Intelligence

Jag pratade nyligen med en chef för FP&A. Deras årliga planeringscykel tar fyra månader.

Teamet presterar bra. De är begåvade, kompetenta, erfarna och vet exakt hur ett bra resultat ser ut. Men de arbetar inom ramen för en process som gör det nästan omöjligt att leverera bra FP&A. De har över 100 kalkylblad, oändligt många versioner av filer och måste ofta genomföra flera omgångar av konsolidering. När planen väl har godkänts har verksamheten redan gått vidare. 

Inom finansvärlden finns det en seglivad myt om att långa planeringscykler är ett tecken på noggrannhet. Att ju mer tid man lägger på att validera, stämma av och kontrollera, desto bättre blir resultatet. I verkligheten är det ofta tvärtom. Långa planeringscykler är oftast ett tecken på bristande stabilitet, med alltför många överlämningar och alltför många osammanhängande datakällor. Dessutom finns det för lite förtroende för siffrorna. Därför utvidgas processen för att kompensera för antalet filer, granskningar och den tid som krävs.

Kostnaden för detta är både operativ och strategisk. Medan ekonomiavdelningen är upptagen med processer går verksamheten vidare och beslut fattas utan att man har tillgång till aktuell information. Samtidigt går möjligheter förlorade innan de hinner analyseras, och risker upptäcks för sent för att man ska kunna påverka utfallet.

Känner du igen något av detta? VD:n ber om ett scenario och får vänta en vecka. Styrelsen får ett statiskt förslag på en dynamisk marknad. Ekonomichefen lägger mer tid på att förklara förseningar än på att staka ut riktningen.

Inget av detta tyder på bristande kompetens, men det som det DÄREMOT visar är ett system som är optimerat för att ta fram siffror istället för att ligga till grund för beslut. Det innebär att FP&A-teamen fortfarande är uppbyggda utifrån gårdagens krav.

Tidigare bedömdes finansfunktionen utifrån noggrannhet och kontroll. Idag förväntas den leverera snabbhet, insikt och framsynthet. Men de underliggande processerna – och i många fall även tekniken – har inte hunnit ikapp.

För närvarande kompenserar teamen detta genom att skapa mer komplexa kalkylblad och arbeta längre timmar. Och gradvis går en oproportionerligt stor del av tiden åt till datainsamling och validering. I vissa team har den här fördelningen förskjutits till 70 % dataadministration och 30 % analys. Men när man väl åtgärdar problemet sker en omedelbar och genomgripande förändring.

Vi har sett organisationer förkorta planeringscyklerna från fyra månader till sex veckor med hjälp av Workday Adaptive Planning. Inte genom att byta ut teamet, utan genom att omstrukturera processen kring en gemensam informationskälla, insyn i realtid och kontrollerade arbetsflöden.

Och det är inte bara hastigheten som förändras, utan även FP&A:s roll i sig. Den verkliga frågan är inte om er planeringscykel tar fyra månader, utan vad ert team skulle kunna ägna sig åt om så inte vore fallet.

  • Mer scenariomodellering.
  • Tidigare identifiering av risker.
  • En djupare inblick i tillväxtfaktorerna.
  • Mer djupgående och strategiska samtal med ledningen.

De team som lyckas med detta har inte nödvändigtvis blivit mer kompetenta över en natt, men de har slutat bygga sina planeringsprocesser på en infrastruktur som aldrig var avsedd för planering.

Med andra ord: det arbete som FP&A alltid har varit avsett att utföra.

Om du vill prata med teamet på ICit Business Intelligence är du välkommen att kontakta oss