Af Mark Bodger, direktør hos ICit Business Intelligence

Jeg talte for nylig med en FP&A-chef. Deres årlige planlægningscyklus varer fire måneder.

Teamet præsterer godt. De er talentfulde, dygtige, erfarne og ved præcis, hvordan gode resultater ser ud. Men de arbejder inden for en proces, der gør det næsten umuligt at levere god FP&A. De har over 100 regneark, utallige filversioner og skal ofte gennem flere konsolideringsrunder. Når planen endelig bliver godkendt, er virksomheden allerede kommet videre. 

Der hersker en vedvarende myte inden for finansverdenen om, at lange planlægningscyklusser er et tegn på grundighed. At jo mere tid man bruger på at validere, afstemme og kontrollere, desto bedre bliver resultatet. I virkeligheden er det ofte det modsatte, der er tilfældet. Lange planlægningscyklusser er som regel et tegn på sårbarhed med for mange overdragelser og for mange uafhængige datakilder. Derudover er der for lidt tillid til tallene. Derfor udvides processen for at kompensere for antallet af filer, gennemgange og den tid, det tager.

Omkostningerne herved er både operationelle og strategiske. Mens økonomiafdelingen er begravet i processer, går forretningen videre, og der træffes beslutninger uden at man har adgang til rettidige indsigter. Samtidig går muligheder tabt, før de kan modelleres, og risici kommer for sent frem til, at de kan påvirke resultaterne.

Lyder noget af dette bekendt? Administrerende direktøren beder om et scenarie og må vente en uge. Bestyrelsen får en statisk rapport i et dynamisk marked. Økonomidirektøren bruger mere tid på at forklare forsinkelser end på at udstikke retningen.

Intet af dette afspejler en mangel på kompetencer, men det afspejler derimod et system, der er optimeret til at generere tal i stedet for at danne grundlag for beslutninger. Det betyder, at FP&A-teams stadig er opbygget ud fra gårsdagens krav.

Tidligere blev finansafdelingen bedømt ud fra nøjagtighed og kontrol. I dag forventes den at levere hurtighed, indsigt og fremsyn. Men de underliggende processer – og i mange tilfælde også teknologien – har ikke fulgt med udviklingen.

I øjeblikket kompenserer teams for dette ved at oprette mere komplekse regneark og arbejde længere timer. Og efterhånden går en uforholdsmæssig stor del af tiden med dataindsamling og -validering. I nogle teams er balancen nu skiftet til 70 % dataadministration og 30 % analyse. Men når man først får løst problemet, sker der en øjeblikkelig og markant ændring.

Vi har set virksomheder reducere planlægningscyklusserne fra fire måneder til seks uger ved hjælp af Workday Adaptive Planning. Ikke ved at ændre teamet, men ved at omstrukturere processen omkring én fælles kilde til sandheden, realtidsoversigt og kontrollerede arbejdsgange.

Og det er ikke kun hastigheden, der ændrer sig, men selve FP&A’s rolle. Det egentlige spørgsmål er ikke, om jeres planlægningscyklus tager fire måneder, men hvad jeres team kunne lave, hvis det ikke var tilfældet.

  • Yderligere scenariemodellering.
  • Tidligere identifikation af risiko.
  • Dybere indsigt i vækstfaktorer.
  • Mere indgående og strategiske samtaler med ledelsen.

De teams, der har fået det til at fungere, er ikke nødvendigvis blevet dygtigere fra den ene dag til den anden, men de er holdt op med at basere deres planlægningsprocesser på en infrastruktur, der aldrig var beregnet til planlægning.

Med andre ord: det arbejde, som FP&A altid har været beregnet til at udføre.

Hvis du ønsker at tale med teamet hos ICit Business Intelligence, bedes du kontakte os